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DATENSCHUTZ- UND COOKIE-ERKLÄRUNG
EVIDOS B.V.

 

Diese Datenschutz- und Cookie-Erklärung wurde zuletzt am 18. Mai 2021 geändert.

 

An English version of the privacy and cookie statement can be found here.

 

Über die Dienstleistungen und Websites der Evidos B.V. (im Folgenden: „Evidos“) werden datenschutzsensible Daten bzw. personenbezogene Daten verarbeitet. Evidos erbringt ihre Dienstleistungen unter verschiedenen Namen, deshalb gilt diese Datenschutz- und Cookie-Erklärung auch für www.ondertekenen.nl und www.signhost.com. Für Evidos ist ein sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten von großer Bedeutung. Personenbezogene Daten werden daher sorgfältig verarbeitet und gesichert.

 

Wir halten uns bei der Verarbeitung an die Vorgaben des Datenschutzgesetzes. Das beinhaltet unter anderem, dass wir:

 

  • deutlich angeben, zu welchen Zwecken wir personenbezogene Daten verarbeiten. Wir tun das durch diese Datenschutz- und Cookie-Erklärung;
  • versuchen, unsere Erfassung personenbezogener Daten auf diejenigen personenbezogenen Daten zu beschränken, die für legitime Zwecke notwendig sind;
  • Sie in den Fällen, in denen Ihre Zustimmung erforderlich ist, um Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bitten;
  • geeignete Schutzmaßnahmen ergreifen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Gleiches verlangen wir auch von Dritten, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten;
  • Ihr Recht respektieren, Ihre persönlichen Daten zur Einsichtnahme, Korrektur oder Löschung auf Ihren Wunsch hin zur Verfügung zu stellen.

 

Wir sind der für die Datenverarbeitung Verantwortliche in den nachfolgend aufgeführten Datenverarbeitungsvorgängen. In dieser Datenschutz- und Cookie-Erklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir in dieser Funktion erheben und nutzen und zu welchem Zweck. Wir empfehlen Ihnen, diese Erklärung sorgfältig zu lesen.

 

Die verschiedenen Rollen von Evidos als „Auftragsverarbeiter“ und „Verantwortlicher“
Wie vorstehend bereits kurz erwähnt, gilt diese Datenschutz- und Cookie-Erklärung für Situationen, in denen Evidos als „Verantwortlicher“ zu betrachten ist. Das bedeutet, dass Evidos die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung vorgibt. Evidos ist zum Beispiel verantwortlich für die Kundenverwaltung, ihre Mitarbeiter und die Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet werden. Evidos bestimmt, ob und – wenn ja – welche Daten verarbeitet werden, wie lange diese Daten gespeichert werden und wann die Verarbeitung personenbezogenener Daten beendet wird.

Als Anbieter von Cloud-Services übernimmt Evidos oft die Rolle des „Auftragsverarbeiters“. In ihrer Rolle als Auftragsverarbeiter verarbeitet Evidos personenbezogene Daten im Auftrag ihrer Kunden. Dabei handelt es sich um die Abnehmer der Dienstleistungen, die festlegen, dass diese personenbezogenen Daten verarbeitet werden und dass sie Evidos als Lieferant einsetzen. Evidos führt diesen Auftrag anschließend aus und trifft keine eigenständigen Entscheidungen im Zusammenhang mit diesen personenbezogenen Daten. Darunter fallen beispielsweise die personenbezogenen Daten von Unterzeichnern, die über den Signaturdienst verarbeitet werden, sowie die Dokumente, die mittels der Dienste unterzeichnet werden. Evidos ist für diese personenbezogenen Daten ausdrücklich nicht verantwortlich. In diesem Fall muss die Organisation, die Ihnen die Aufforderung zur Unterzeichnung übermittelt hat, Sie über die Datenverarbeitung informieren.

 

Nutzung von personenbezogenen Daten
Wenn Sie unsere Website und/oder Dienstleistungen nutzen, überlassen Sie uns bestimmte Daten. Dabei handelt es sich auch um personenbezogene Daten. Wir erfassen und verarbeiten diese Daten ausschließlich für den beabsichtigten Zweck, zu dem Sie uns diese Daten überlassen. Personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke verarbeitet werden. Die diesbezüglichen Zwecke werden im Folgenden erläutert.

 

Die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruhen zusätzlich immer auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Sie haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegeben.
  • Die Verarbeitung ist für die Erfüllung des Vertrags und die Erbringung unserer Dienstleistungen notwendig.
  • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten.
  • Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung Ihrer Daten, die wir erfüllen müssen.

 

Im Folgenden wird für den jeweiligen Zweck angegeben, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung basiert ist; außerdem finden Sie weitere Informationen zu unseren Verarbeitungsvorgängen.

 

Verarbeitungszwecke
Im Folgenden werden die Zwecke, zu denen Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, näher erläutert.

 

Ein Abonnement auf der Website oder aufgrund eines Angebots anfordern
Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit, ein Abonnement zu erwerben oder anzufordern. Bei Erwerb oder Anforderung eines Abonnements werden wir Sie bitten, uns Firmenname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und IBAN-Kontonummer zur Verfügung zu stellen, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können. Beim Erwerb eines Abonnements werden wir Sie ebenfalls bitten, ein Konto einzurichten. Sie haben die Möglichkeit, in Ihrem Konto weitere Angaben hinzuzufügen.

Darüber hinaus können Sie unverbindlich über unsere Website oder sonstige Kommunikationskanäle ein Angebot anfordern. Zu diesem Zweck bitten wir Sie, Firmenname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer anzugeben. Diese Angaben werden für die Erstellung und Zusendung des Angebots, für die Kommunikation zum Angebot und die Erbringung der Dienstleistung verwendet. Wenn Sie sich entscheiden, das Angebot auf unserer Plattform zu unterzeichnen, werden wir auch den Namen und die E-Mail-Adresse der zeichnungsberechtigten Person Ihrer Organisation anfordern, damit wir den Signaturantrag versenden können.

Wir verarbeiten die vorgenannten Daten auf der Grundlage der Vorbereitungen zum Vertragsabschluss zwischen Ihnen und Evidos.

 

Weitergabe an Dritte
Wir erfassen Ihre Daten in unserem CRM-System und in unserer Online-Buchungssoftware. Außerdem werden die unterzeichneten Angebote in der Cloud-Umgebung unseres IT-Lieferanten gespeichert.

 

  • Produktspezifische Anforderungen an die Abnahme von Dienstleistungen

In bestimmten Fällen ist Evidos verpflichtet, von Ihnen zusätzliche Daten zu erfassen, und zwar entweder aufgrund von Gesetzen und Vorschriften oder aufgrund von Verpflichtungen, die unsere Lieferanten uns auferlegen.

Im Rahmen der Bereitstellung von iDIN fällt diese Art der Dienstleistung in den Geltungsbereich des niederländischen Gesetzes zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme – Wwft); daher ist Evidos verpflichtet, bestimmte Daten von wirtschaftlich Berechtigten (Ultimate Beneficial Owners – UBO) und ihren rechtswirksamen Vertretern aufzubewahren. Von wirtschaftlich Berechtigten erfassen wir Vor- und Nachname, Firmenname, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit. Rechtswirksame Vertreter müssen ihre Identität mittels iDIN anhand von Vor- und Nachname, Adresse, Postleitzahl, E-Mail-Adresse, Unterschrift, IP-Adresse und Geburtsdatum nachweisen. Diese Daten müssen im Rahmen der Kundenuntersuchung zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemäß Wwft erfasst werden.

Wir verarbeiten die vorgenannten Daten auf der Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen, die wir erfüllen müssen.

 

Weitergabe an Dritte
Die vorgenannten Daten werden in der Cloud-Umgebung unseres IT-Dienstleisters gespeichert und werden Currence nur auf Anfrage von Currence zur Verfügung gestellt. Currence ist der Lieferant von iDIN.

 

  • Online-Demo, API-Testkonto und kostenloses Konto anfordern

Sie können auf der Website einen Termin für eine Online-Demoversion planen. Anschließend können Sie einen kostenloses Konto nutzen oder direkt kostenlos auf unserer Website ein Konto einrichten. Um einen Termin für die Online-Demoversion zu planen, müssen Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer angeben.

Wenn Sie ein API-Testkonto einrichten wollen, benötigen wir Ihren Firmennamen, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer. Wenn Sie ein kostenloses Konto mit Nutzung unseres Portals einrichten wollen, benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse.

Sie können auch ein kostenloses Konto beantragen (GO-Account). Wenn Sie ein kostenloses Konto einrichten wollen, benötigen wir von Ihnen eine geschäftliche E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können. Sie haben auch die Möglichkeit, selbst Angaben zu ergänzen.

Die vorgenannten Daten werden auf der Grundlage des Vertrags über die Bereitstellung eines Testkontos (einschließlich der Vorvertragsphase) verarbeitet.

 

Weitergabe an Dritte
Wir erfassen Ihre Daten in unserem CRM-System. Ihre Daten werden auch in der Cloud-Umgebung unseres IT-Dienstleisters verarbeitet.

 

  • Abwicklung der Bestellung und Erbringung von Dienstleistungen

Wenn Sie auf unserer Website eine Bestellung aufgeben oder unser Angebot annehmen, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um die Bestellung oder Annahme unseres Angebots abwickeln zu können. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten dann für die Erbringung der Dienstleistungen, wie z.B. Informationen über den Status der Dienstleistungen, aber auch für Logging, Back-ups, Konto-Erstellung sowie Verwaltungs- und unterstützende Tätigkeiten.

Für diese Zwecke verwenden wir Ihren Namen und Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihren Firmennamen.

Für bestimmte Elemente der Dienstleistungen werden Credits benötigt, die Sie vorab erwerben müssen und für die wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um den Kauf abzuwickeln und die Credits zu erfassen.

Wir verarbeiten die vorgenannten Daten auf der Grundlage des Vertrags, den wir mit Ihnen geschlossen haben.

 

Weitergabe an Dritte
Im Zuge dieser Datenverarbeitung werden Ihre Daten an den Lieferanten unseres CRM-Systems weitergeleitet.

 

  • Support-Dienstleistungen

Evidos bietet auf verschiedene Weise Unterstützung, z.B. per E-Mail, Telefon und Chatmodul. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Fragen stellen bzw. Zwischenfälle melden können, ist in der „Umschreibung des (Basis-)Dienstleistungsniveaus“ oder gegebenenfalls in dem Service Level Agreement (SLA) beschrieben, das Sie mit uns geschlossen haben. So können Sie über unsere Website oder die Online-Umgebung einen Chat starten, eine E-Mail an die E-Mail-Adresse unseres Supports senden oder Ihre Fragen telefonisch an uns richten. Falls Sie eine E-Mail schicken, wird intern ein Ticket erstellt, und Ihre Frage wird an die richtige Abteilung weitergeleitet.
Kunden, die ein SLA erworben haben, erhalten über unser Ticketing-System eine eigene Umgebung, in der sie u.a. den Status der mit ihrer Organisation verbundenen Tickets überprüfen können.

Je nachdem, für welches Verfahren Sie sich entschieden haben, bitten wir Sie, uns bestimmte Daten zur Verfügung zu stellen. Dabei handelt es sich u.a. um Name und Anschrift, aber auch um E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer und die Informationen, die Sie uns mitteilen. In bestimmten Fällen verarbeiten wir interne Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Supportanfrage. Auf ausdrücklichen Wunsch können Sie auch ein Dokument bzw. einen Transaktionsschein mit den Angaben der Unterzeichner teilen.

Wir verarbeiten diese Daten auf der Grundlage des Vertrags, den wir mit Ihnen geschlossen haben.

 

Weitergabe an Dritte
Bei der Kommunikation per E-Mail, Kontaktformular oder Chat nutzen wir die Services von IT-Diensten, wie ein Ticketing-System, ein Chatmodul und ein Support-Tool. Schließlich können wir Ihre Daten in unser CRM-System eingeben.

 

  • Anforderung eines Whitepapers

Darüber hinaus können Sie auf unserer Website ein oder mehrere Whitepapers anfordern, die wir Ihnen nach Eingabe Ihres Firmennamens und Ihrer E-Mail-Adresse übermitteln. Diese Daten werden verwendet, um Ihnen das Whitepaper zuzusenden und Folgemaßnahmen zu ergreifen. Unter anderem können wir Sie fragen, ob alle Informationen deutlich sind, Sie zu einem Gespräch einladen und/oder Sie bitten, unseren Newsletter zu abonnieren.

Wir verarbeiten die vorgenannten Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung.

 

Weitergabe an Dritte
Ihre Daten werden an den E-Mail-Dienstleister übermittelt, den wir für den Versand von E-Mails nutzen. Darüber hinaus werden Ihre Daten in unserem CRM-System verarbeitet.

 

  • Kommunikation per Kontaktformular, Chat, Telefon, E-Mail oder Videokonferenz

Kontaktformular
Sie haben die Möglichkeit, mittels eines Kontaktformulars auf der Website Fragen zu stellen, Beschwerden einzureichen oder einen möglichen Sicherheitsvorfall zu melden. Um Ihre Anfragen, Beschwerden oder Meldungen bearbeiten zu können, müssen Sie dabei Ihren Namen, Ihren Firmennamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer eintragen.

 

Telefonkontakt
Darüber hinaus können Sie sich auch telefonisch mit Evidos in Verbindung setzen, um Fragen zu stellen. Dabei bitten wir Sie in bestimmten Fällen, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihren Firmennamen zu nennen, damit wir Sie zu einem späteren Zeitpunkt zurückrufen können.

 

Website-Chat
Darüber hinaus hat unsere Website eine Chatfunktion. Um diese Chatfunktion nutzen zu können, brauchen Sie grundsätzlich keine Daten zu hinterlassen. Allerdings können wir Sie während einer Chatsitzung um diverse Angaben wie Firmenname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer bitten, damit wir zu einem späteren Zeitpunkt Kontakt mit Ihnen aufnehmen können.

 

Anfragen per E-Mail
Außerdem können Sie Ihre Fragen auch per E-Mail stellen, wobei wir auf jeden Fall Ihre (geschäftliche) E-Mail-Adresse und Ihren Namen sowie die sonstigen Daten, die Sie mit uns teilen, verarbeiten werden.

 

Telefonkonferenz
Ferner können wir einen Termin für eine (Video-)Telefonkonferenz mit Ihnen vereinbaren. In diesem Fall verarbeiten wir auf jeden Fall Ihre E-Mail-Adresse, damit wir Ihnen die Einladung zusenden können. Anschließend haben Sie die Wahl, an der (Video-)Telefonkonferenz teilzunehmen, einen bestimmten (Nutzer-)Namen zu vergeben und am Gespräch mit oder ohne Videofunktion teilzunehmen.

Diese Daten werden zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur weiteren Kommunikation und zur Übermittlung der notwendigen Informationen verwendet.

Wir verarbeiten diese Daten, falls Sie Kunde bei uns sind, auf der Grundlage des Vertrags, den wir mit Ihnen geschlossen haben. Wenn Sie kein Kunde bei uns sind, verarbeiten wir diese Daten auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses, um Ihre Fragen beantworten zu können.

 

Weitergabe an Dritte
Für die Kommunikation per E-Mail, Kontaktformular oder Chat nutzen wir die Dienstleistungen von IT-Anbietern, wie z.B. ein Ticketing-System, ein Chatmodul und ein Videokonferenz-Tool. Eventuell kommen die Anbieter dieser Dienste mit Ihren Daten in Kontakt. Außerdem werden einige Ihrer Daten in unserem CRM-System verarbeitet.

 

  • Finanzbuchhaltung

Sollten Sie Dienstleistungen von Evidos erwerben, fällt dafür eine Vergütung an. Um diese Vergütung einziehen zu können, benötigen wir bestimmte Angaben von Ihnen, um zum Beispiel das automatische Inkassoverfahren ausführen zu können oder um Ihnen eine Rechnung zuzusenden.
Wenn wir Dienstleistungen von Ihnen als Lieferant abnehmen, werden wir bestimmte Daten verarbeiten, um Ihre Rechnung be- und verarbeiten zu können.

Für diese Zwecke verarbeiten wir Name und Anschrift, Zahlungsdetails, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IHK-Nummer, Steuerdaten, Rechnungen, Name der Kontaktperson, Position und Firmenname.

Wir verarbeiten diese Daten auf der Grundlage des Vertrags, den wir mit Ihnen geschlossen haben.

 

Weitergabe an Dritte
Ihre Daten werden in unserem Ticketing-Tool, CRM-System, Rechnungs-Tool sowie in der Buchhaltungsstelle erfasst, die für unsere Buchhaltung verantwortlich ist.

 

  • Lieferantenbuchhaltung

In bestimmten Fällen schaltet Evidos Lieferanten ein, über die Evidos bestimmte Daten von Kontaktpersonen in ihren Systemen für Zwecke wie Zahlungs- und Rechnungsstellung sowie für die von den betreffenden Lieferanten erbrachten Dienstleistungen erfasst. Evidos verarbeitet dabei Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname sowie Zahlungs- und Rechnungsdaten.

Die vorgenannten Angaben werden auf der Grundlage des Vertrags verarbeitet, den wir mit Ihnen geschlossen haben.

 

Weitergabe an Dritte
Wir erfassen Ihre Daten in unserem CRM-System und unserer Online-Buchungssoftware. Die Erbringer dieser Dienstleistungen verarbeiten diese Daten im Auftrag von Evidos.

 

  • Bei Evidos bewerben

Auf unserer Website können Sie auf Stellenangebote reagieren oder eine offene Bewerbung einreichen. Sie können Ihre Bewerbung auch über andere Kommunikationskanäle von Evidos, beispielsweise unsere Kontaktseite oder per E-Mail, einreichen. Wir können Sie dabei bitten, alle benötigten Informationen wie Name und Anschrift, Telefonnummer, Lebenslauf, Führungszeugnis, schulische Zeugnisse, Hochschulabschlüsse, Bewerbungsschreiben und eventuelle Referenzen zur Verfügung zu stellen.

Wir speichern Ihre Daten während des Bewerbungsverfahrens, aber höchstens für vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Mit Ihrer Zustimmung können wir diese Daten maximal 1 Jahr aufbewahren, damit wir Sie kontaktieren können, falls in Zukunft eine geeignete Stelle frei wird.

Die vorgenannten Daten werden auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeitet, beispielsweise um zu beurteilen, ob wir Sie auf der Grundlage Ihrer Bewerbung einstellen werden, und in bestimmten Fällen auf der Grundlage Ihrer Einwilligung, soweit dies für den Abschluss eines Vertrags erforderlich ist.

 

Weitergabe an Dritte
In bestimmten Fällen benötigen wir die Unterstützung eines externen Unternehmens, das sich in unserem Auftrag um die Anwerbung neuer Arbeitskräfte kümmert. In diesem Fall kann es sein, dass wir Ihre Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung an dieses externe Unternehmen übermitteln. Darüber hinaus werden bestimmte Daten in der Cloud-Umgebung unseres IT-Dienstleisters verarbeitet, beispielsweise bei der Planung eines (Online-)Termins.

 

  • Newsletter und Umfragen

Auf unserer Website können Sie sich für unseren Newsletter anmelden. Darüber hinaus werden wir Sie, sobald Sie Kontakt zu Evidos aufnehmen, beispielsweise bei der Anforderung eines Angebots oder eines Whitepapers oder bei einer Frage über das Kontaktformular einmalig kontaktieren und fragen, ob Sie sich für unseren Newsletter anmelden möchten. Wenn Sie den Newsletter abonnieren, erhalten Sie regelmäßig E-Mails, in denen wir Sie über die neuesten Entwicklungen sowie über unsere Dienste, Angebote und Produkte informieren. Außerdem können wir Sie auch bitten, an Umfragen teilzunehmen. Dafür verwenden wir Ihren Namen, Ihren Firmennamen und Ihre (geschäftliche) E-Mail-Adresse.

Wenn Sie Kunde von uns sind, informiert Evidos Sie im Produkt-Newsletter über Stellenneubesetzungen, Veranstaltungen, Schulungen und Wartungsarbeiten. Dazu verarbeiten wir Ihren Namen, Ihren Firmennamen und Ihre (geschäftliche) E-Mail-Adresse.

Wir verarbeiten die vorgenannten Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie auf den Abmeldelink unten im Newsletter klicken.

 

Weitergabe an Dritte
Für den Versand unseres Newsletters nutzen wir die E-Mail-Dienste unseres Lieferanten. Der Erbringer dieser Dienstleistung wird Ihre Daten im unserem Auftrag verarbeiten. Im Rahmen von Umfragen teilen wir Ihre Daten mit einem externen Umfragedienstleister.

 

  • Organisieren von Veranstaltungen

Evidos organisiert regelmäßig Veranstaltungen, für die Sie sich anmelden können. Bei dieser Anmeldung bitten wir Sie um Ihren Vor- und Nachnamen sowie um Ihre E-Mail-Adresse. Diese Daten dienen dazu, Ihnen Zugang zu der Veranstaltung verschaffen zu können und Ihnen nach Ablauf der Veranstaltung zusätzliche Informationen zuzusenden. Dabei werden wir Sie auch fragen, ob Sie zusätzliche Informationen wünschen.

Wir verarbeiten die vorgenannten Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung.

 

Weitergabe an Dritte
Im Zuge dieser Datenverarbeitung werden Ihre Daten dem Anbieter der externen Veranstaltungssoftware zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus werden Ihre Daten geteilt, damit unser E-Mail-Dienstleister Sie nach Abschluss der Veranstaltung einmalig kontaktieren kann. Wenn Sie weiterhin an der Dienstleistung interessiert sind, werden Ihre Daten in unserem CRM-System verarbeitet.

 

  • Verbesserung der Dienstleistungen und Benachrichtigung über Entwicklungen im Zusammenhang mit den Dienstleistungen

Im Rahmen des Produktmanagements registriert Evidos mögliche neue Funktionen, die ihre Kunden und Nutzer vorschlagen. Dabei verarbeitet Evidos nur den Firmennamen und in bestimmten Fällen den Namen der Kontaktperson.

Außerdem informiert Evidos Sie mittels der Konto-Umgebung über neue Funktionen, Wartungsarbeiten, mögliche Störungen und andere Aspekte, die für die Dienstleistung relevant sind, die Sie von uns erwerben. Dabei verarbeiten wir lediglich Ihre Kontodaten, um sicherzustellen, dass die Nachricht Sie erreicht.

Wir verarbeiten die vorgenannten Daten auf der Grundlage des Vertrags, den wir mit Ihnen geschlossen haben.

 

Weitergabe an Dritte
Für den Versand des Newsletters nutzen wir die E-Mail-Dienste eines Dritten. Für die Registrierung neuer Produktmerkmale verwenden wir ein externes Registrierungs-Tool.

 

  • Sonstige Marketingaktivitäten

In bestimmten Fällen kann es sein, das Sie einen Anruf von einem von Evidos beauftragten Telemarketingbüro erhalten. Dieses Büro nimmt auf keinen Fall direkt Kontakt mit Ihnen auf. Außerdem wird in diesem Zusammenhang nur die allgemeine Telefonnummer des Unternehmens verarbeitet. Während des Gesprächs können Sie angeben, dass Sie an der Dienstleistung von Evidos interessiert sind, und Ihre Daten hinterlassen, damit wir zu einem späteren Zeitpunkt Kontakt mit Ihnen aufnehmen können. In diesem Zusammenhang kann es sein, dass wir Sie bitten, Ihren Namen, Ihren Firmennamen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse anzugeben.
Darüber hinaus können wir uns auch per E-Mail an Sie wenden. Hierfür verwenden wir ausschließlich E-Mail-Adressen, die zu diesem Zweck oder nach Einwilligung des Empfängers zur Verfügung gestellt wurden.

Wir verarbeiten diese Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses.

 

Weitergabe an Dritte
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt durch das externe Telemarketingbüro, den E-Mail-Dienstleister und/oder unser CRM-System.

 

Statistiken
Wir erfassen statistische Daten zur Nutzung unserer Dienstleistungen und der Website. Im Hinblick auf die Dienstleistungen führen wir interne Statistiken über das verwendete Signaturverfahren, die Anzahl der Signaturanträge pro Organisation und die Gesamtzahl der erfolgreichen Transaktionen. In diesem Zusammenhang wird nur der Firmenname verarbeitet. Die Statistiken können nicht auf eine Person zurückgeführt werden.

Diese Daten werden auf der Grundlage Ihrer Einwilligung, die Sie uns über das Cookie-Banner gegeben haben, und auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses im Hinblick auf diese allgemeinen Statistiken verarbeitet.

 

Aufbewahrungsfristen
Wir speichern die Daten für die vorgenannten Zwecke nicht länger als notwendig. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten so lange aufbewahren, wie es nötig ist, damit wir beispielsweise Dienstleistungen für Sie erbringen oder den Vertrag ausführen können, bis wir sicher sind, dass Sie zufrieden mit unseren Dienstleistungen sind, bis wir alle Ihre Fragen beantwortet haben und solange Sie für unseren Newsletter angemeldet sind. Es kann sein, dass Ihre Daten aufgrund einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht wie z.B. der steuerlichen Aufbewahrungspflicht länger aufbewahrt werden.

 

Weitergabe an Dritte
Außer der vorstehend beschriebenen Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte werden wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten nicht an andere Parteien weitergeben, wenn Sie uns nicht Ihre Einwilligung gegeben haben, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben (z.B. wenn die Polizei dies aufgrund eines Verdachts wegen einer Straftat verlangt).

Wir schließen mit den Parteien, die Ihre Daten erhalten, strenge Vereinbarungen, in denen eindeutig festgelegt ist, welche personenbezogenen Daten aus welchen Gründen geteilt werden. Wir stellen sicher, dass Ihre Daten nicht für andere Zwecke verwendet werden. Außerdem stellen wir sicher, dass diese Dritten die Daten schützen und vernichten, sobald die Daten nicht mehr benötigt werden.

 

Cookies
Unsere Website nutzt Cookies. Cookies sind kleine Dateien, die von den Seiten dieser Website gesendet und von Ihrem Browser auf der Festplatte Ihres Geräts gespeichert werden, damit wir Sie wiedererkennen können. Mit Cookies in dieser Datenschutz- und Cookie-Erklärung meinen wir auch ähnliche (darauf basierende) Verfahren (z.B. Pixel). Auch Dritte, die von uns beauftragt wurden, setzen Cookies.

Wenn Sie unsere Website zum ersten Mal besuchen, wird Ihnen ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem wir Ihnen mitteilen, dass Sie beim Anklicken des Buttons Ihre Einwilligung zur Platzierung von Cookies geben. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, geben Sie uns die Einwilligung, alle Cookies und Plug-ins zu verwenden, die im Pop-up-Fenster und in dieser Datenschutz- und Cookie-Erklärung beschrieben sind. Es steht Ihnen frei, Cookies in Ihrem Browser zu deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass unsere Website in diesem Fall eventuell nicht mehr optimal funktioniert.

Wenn Sie unsere Website(s) besuchen und in den Cookie-Einstellungen Ihre Einwilligung geben, setzen wir die folgenden Parteien ein (dies ist eine Übersicht aller Cookies):

Cookie Verarbeitungszweck
LinkedIn Ads Verarbeitung von Daten zu Direktmarketing-Zwecken, einschließlich der Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden (Marketing)
LinkedIn Analytics Erstellung allgemeiner Statistiken und Sammeln von Erkenntnissen darüber, wie unsere Website von den Nutzern verwendet wird (analytisch)
DoubleClick Verarbeitung von Daten zu Direktmarketing-Zwecken, einschließlich der Kontaktaufnahme z.B. zu potenziellen Kunden ((Re)-Marketing)
Hotjar Optimierung unserer Dienstleistungen, indem wir den von Ihnen verwendeten Browser erfassen (analytisch)
Intercom Ermöglicht die Kommunikation mit Websitebesuchern (funktionell)
Google Analytics Erstellung allgemeiner Statistiken und Sammeln von Erkenntnissen darüber, wie unsere Website von den Nutzern verwendet wird (analytisch und datenschutzfreundlich eingerichtet). Das bedeutet u.a., dass ein Auftragsverarbeitervertrag mit Google geschlossen wurde, dass die letzten acht Ziffern der IP unkenntlich gemacht sind, dass die Weitergabe von Daten deaktiviert ist ist und nicht in Kombination genutzt wird.
Google Tag Manager Einstellungen für die Cookie-Mitteilung und die Website sowie Speichern Ihrer Präferenzen (funktionell)
YouCanBookMe Treffen von Vereinbarungen mit Websitebesuchern (funktionell)
GA Audiences Personalisierte Werbeanzeigen und erneute Kontaktaufnahme z.B. zu potenziellen Kunden (Marketing)
CookieConsent Einstellungen für die Cookie-Mitteilung und die Website sowie Speichern Ihrer Präferenzen (funktionell)
Bing Ads Werbung (Marketing). Die Verarbeitung von Daten zu Direktmarketing-Zwecken, einschließlich der Kontaktaufnahme zu potenziellen Kunden und gezielten Werbeanzeigen und z.B. (Re)-Marketing

Wir haben keine Kontrolle darüber, was die vorgenannten Parteien mit den Cookies tun. Für weitere Informationen über diese Parteien und über den Umgang mit Cookies siehe die Datenschutzerklärungen (Hinweis: Diese Datenschutzerklärungen können sich regelmäßig ändern) dieser Parteien. Cookies haben ein Haltbarkeitsdatum, einige Cookies sind Session-Cookies, und für andere Cookies gilt eine andere spezifische Speicherfrist (z.B. 26 Monate für Google Analytics). Sie können Cookies auch manuell löschen. Weitere Informationen finden Sie in der Bedienungsanleitung Ihres Browsers.

 

Sicherheit
Wir ergreifen Sicherheitsmaßnahmen, um den Missbrauch von und den unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten zu beschränken. Für weitere Informationen über die von uns ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen verweisen wir auf unsere Sicherheitserklärung: https://www.evidos.com/nl/certificeringen-en-verklaringen-evidos.

 

Websites von Dritten
Diese Datenschutz- und Cookie-Erklärung gilt nicht für Websites von Dritten, die über Links mit unserer Website verbunden sind. Wir übernehmen keine Gewährleistung dafür, dass Dritte auf eine zuverlässige und sichere Weise mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung der betreffenden Webseiten zu lesen, bevor Sie diese Websites nutzen.

 

Übermittlung außerhalb des EWR
Google, Airtable, Atlassian, Mailshake, Eventbrite, Hunter Web Services, Intercom, Mandrill (Mailchimp), SurveyMonkey und Pipedrive senden möglicherweise Informationen bzw. speichern und übertragen Informationen in die Vereinigten Staaten. Wir haben mit diesen Parteien ergänzende Vereinbarungen über den Schutz personenbezogener Daten getroffen. Für weitere Informationen empfehlen wir Ihnen, die Datenschutzerklärungen dieser Parteien zu lesen. Uns ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 16. Juli 2020 bekannt, das Auswirkungen auf die Übermittlung personenbezogener Daten hat. Derzeit untersuchen wir, wie wir dieses Urteil am besten umsetzen können. Da der Schutz personenbezogener Daten uns sehr am Herzen liegt, sind wir bemüht, alles zu tun, um eine angemessene Lösung zu finden. Sobald wir eine geeignete Lösung gefunden haben, werden wir Sie in dieser Datenschutzerklärung darüber informieren. Haben Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten? Zur Kontaktaufnahme können Sie die Kontaktdaten in dieser Datenschutzerklärung verwenden.
Änderungen der Datenschutz- und Cookie-Erklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung zu ändern. Änderungen werden auf dieser Website veröffentlicht; außerdem sorgen wir dafür, dass die alten Fassungen weiterhin verfügbar sind. Daher empfehlen wir Ihnen, die Datenschutz- und Cookie-Erklärung regelmäßig zurate zu ziehen, damit Sie über etwaige Änderungen auf dem Laufenden sind.

 

Ihre Rechte
Wenn Sie Fragen haben oder wissen möchten, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir speichern, können Sie jederzeit Kontakt zu uns aufnehmen. Sie können Ihre Anfrage an privacy@evidos.com richten.

 

Sie haben Anspruch auf:

  • eine Erläuterung, welche personenbezogenen Daten wir besitzen und was wir damit machen
  • Einsichtnahme in die genauen personenbezogenen Daten, über die wir verfügen
  • Korrektur von Fehlern und Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten, falls diese unrichtig oder nicht vollständig sind
  • Löschen von personenbezogenen Daten
  • Widerruf der Einwilligung
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Widerspruch gegen eine bestimmte Nutzung (z.B. eine Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses oder Direktwerbung)

 

Um Missbrauch zu verhindern, können wir Sie in diesem Zusammenhang bitten, Ihre Identität zu bestätigen. Wenn es um den Zugriff auf personenbezogene Daten geht, die mit einem Cookie verknüpft sind, müssen Sie eine Kopie des betreffenden Cookies senden. Sie finden die Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers.

Wir werden Ihrem Wunsch grundsätzlich innerhalb eines Monats nachkommen. Diese Frist kann jedoch aus Gründen, die im Zusammenhang mit den spezifischen Rechten der betroffenen Personen oder der Komplexität der Anfrage stehen, verlängert werden. Wenn wir diese Frist verlängern, werden wir Sie darüber rechtzeitig in Kenntnis setzen.

 

Datenschutzaufsichtsbehörde
Selbstverständlich sind wir Ihnen gerne behilflich, wenn Sie Beschwerden wegen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Nach dem Datenschutzgesetz haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) gegen diese Verarbeitung personenbezogener Daten einzureichen. Dazu können Sie sich an die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) wenden.

 

Kontaktdaten
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz sowie zu unserer Datenschutz- und Cookie-Erklärung haben, können Sie die nachstehenden Kontaktdaten verwenden, um sich mit uns in Verbindung zu setzen.

Evidos B.V.
Zijlweg 148a
2015 BJ Haarlem, Niederlande
+31 23 737 0046
privacy@evidos.com