In een snel veranderende wereld behoudt u uw klanten door hen goed te kennen. U kunt dan namelijk beter en effectiever inspelen op hun veranderende behoeften. Ken-uw-klant vormt echter ook een essentieel onderdeel van CDD in de strijd tegen witwassen. Hiermee voorkomt u dat criminelen misbruik maken van uw organisatie en van de financiële sector in het algemeen. 

Gelukkig heeft de Europese Bankautoriteit (EBA) een aantal richtlijnen voor financiële instellingen gepubliceerd. Deze helpen hen hun risico’s te minimaliseren wanneer ze een nieuwe relatie met een klant aangaan. In dit artikel bekijken we de best practices op CDD-gebied. En u leest ook hoe uw organisatie die toe kan passen, zodat u zich kunt beschermen tegen financiële criminaliteit.

Wat is Customer Due Diligence (CDD)?

In haar simpelste vorm is CDD het proces rondom het identificeren van een klant. Hierdoor weet een organisatie zeker met wie er zaken wordt gedaan. In de financiële wereld bestaat het risico dat potentiële klanten zich bezighouden met witwassen of het financieren van terrorisme

De EBA geeft aan waar organisaties op moeten letten wanneer ze het risico hierop proberen in te schatten. Daarnaast wordt uitgewerkt hoe bedrijven hun onderzoek kunnen uitbreiden wanneer bepaalde risico’s zijn geïdentificeerd. 

De volgende drie CDD-stappen moeten altijd worden doorlopen:

Stap

Beschrijving

Verifieer de identiteit van de klant

Vergaar betrouwbare informatie uit een onafhankelijke bron over de persoonlijke gegevens van de klant. 

Bepaal wie de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner, UBO) is

Bepaal de identiteit van degene die uiteindelijk de beslissingen neemt in het bedrijf waarmee u een relatie wilt aangaan. 

Stel de aard van de zakelijke relatie vast

Doorgrond wat de zakelijke relatie inhoudt en wat het doel ervan is. 

Wanneer moet een klantonderzoek worden uitgevoerd?

De EBA geeft aan dat een klantonderzoek moet worden uitgevoerd vóórdat banken of andere financiële instellingen een incidentele of structurele zakelijke relatie met een klant aangaan. Zij stelt: “Voordat een zakelijke relatie wordt aangegaan of een incidentele transactie wordt uitgevoerd, moeten bedrijven een klantonderzoek uitvoeren conform artikel 13(1)(a), (b) en (c) en artikel 14(4) van Richtlijn (EU) 2015/849.

Naast deze initiële controle, dus voordat de zakelijke relatie wordt aangegaan, moeten deze relaties ook regelmatig worden gemonitord. Dat betekent dat alle basisinformatie over de klant up-to-date gehouden moet worden. Ook moeten de transacties waarbij de klant betrokken is, geanalyseerd worden. 

Bovendien moet er voor iedereen die goederen ter waarde van € 10.000 of meer contant verkoopt een apart klantonderzoek worden uitgevoerd. Dit om het risico van witwassen te minimaliseren. 

Verschillende vormen van klantonderzoek (CDD) 

Welk type klantonderzoek nodig is, hangt af van het vastgestelde risicoprofiel. Dit kan dus van klant tot klant verschillen. Hieronder leest u meer over de verschillende vormen van klantonderzoek.

Standaard klantonderzoek

Voor de meeste klanten zal een standaard klantonderzoek uitgevoerd moeten worden. Dat betekent in de eerste plaats dat u de identiteit van de klant moet verifiëren. Daarnaast moet u bepalen wat de zakelijke relatie in gaat houden. U zoekt bovendien uit wie de UBO van het bedrijf is. Vervolgens blijft u deze elementen monitoren, zolang de relatie bestaat. 

Er kunnen echter ook situaties zijn waarin u besluit om de anti-witwas- en ken-uw-klant-maatregelen aan te scherpen of te versoepelen. 

Beperkt klantonderzoek

Voor klanten die volgens u een laag risico vormen, kunt u een beperkt klantonderzoek uitvoeren. Hiertoe kan worden besloten op basis van de aard van de organisatie of de afgenomen dienst. Als u bijvoorbeeld een relatie aangaat met een lokale overheid, is die wellicht al verplicht om informatie met betrekking tot witwassen en financiering van terrorisme te publiceren. Dat betekent dat het risico veel kleiner is dat men zich met dergelijke zaken bezighoudt. 

U moet wel nog steeds klantonderzoek doen. U kunt de CDD-maatregelen echter bijvoorbeeld als volgt aanpassen:

  • De identiteit later verifiëren. Bijvoorbeeld pas als de relatie daadwerkelijk is aangegaan of wanneer de transacties een bepaalde waarde hebben bereikt.
  • De voor het klantonderzoek benodigde hoeveelheid informatie beperken. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om slechts één betrouwbare bron te gebruiken voor de verificatie. Of de aard van de relatie inschatten, aangezien de afgenomen dienst slechts één doel heeft. Denk aan een cadeaubon voor een winkelcentrum.
  • De eisen aan de kwaliteit of de bron van de klantinformatie versoepelen. U kunt bijvoorbeeld besluiten om het bedrijf zelf als bron te gebruiken om de identiteit van de UBO vast te stellen. Ook zou u de inkomstenbron kunnen gebruiken om aan sommige identificatievereisten te voldoen of de aard van de relatie vast te stellen. Bijvoorbeeld bij een uitkering.
  • De frequentie waarmee de relatie wordt gemonitord aanpassen. U kunt besluiten om alleen bij bepaalde gebeurtenissen een controle uit te voeren. Bijvoorbeeld wanneer de klant een nieuwe dienst afneemt. 
  • De frequentie waarmee de transacties worden gemonitord aanpassen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen transacties boven een bepaald bedrag te monitoren. 

Uitgebreid klantonderzoek (EDD)

De vierde anti-witwasrichtlijn van de EU schrijft voor dat er een uitgebreid klantonderzoek moet worden gedaan als uit de inventarisatie blijkt dat de klant een hoog risico vormt. Daarnaast moet dat in een aantal specifieke situaties worden gedaan. Te weten: 

  • Wanneer de klant of de UBO een politically exposed person (PEP) is. Een PEP is iemand met een prominente rol in de politiek of een andere publieke functie. In een dergelijke positie is het risico van omkoping of corruptie groter.  
  • Wanneer u een klantrelatie aangaat met een organisatie in een derde land. Met ander woorden: een organisatie buiten de Europese Economische Ruimte (EER).  
  • Wanneer de klant zaken doet met mensen of organisaties in derde landen met een hoog risicoprofiel. 
  • Wanneer er sprake is van een complexe of ongebruikelijk grote transactie. Of als er sprake is van “ongebruikelijke transactiepatronen zonder duidelijk economisch of wettelijk doel.”

Er zijn verschillende maatregelen die u in zo’n geval kunt treffen. Wat u moet doen, hangt af van het geïdentificeerde risico. 

  • Bij een PEP moet u bepalen waar het vermogen vandaan komt. Een leidinggevende moet de klantrelatie goedkeuren. Daarnaast moet er vaker een review plaatsvinden op het vastgestelde risico.
  • Bij in derde landen gevestigde organisaties moet u grondig onderzoeken wat voor activiteiten men ontplooit. U moet in openbare bronnen onderzoek doen naar hun reputatie. Bovendien moet u de bestaande anti-witwasmaatregelen beoordelen. Ook hierbij moet een leidinggevende goedkeuring verlenen. 
  • Bij klanten die zakendoen met derde landen met een hoog risicoprofiel moet u zowel de kwantiteit als de kwaliteit van de CDD-informatie proberen te verhogen.  U moet deze klantrelatie ook vaker reviewen. 
  • Voor ongebruikelijke transacties moet een systeem worden ingericht dat deze transacties signaleert. Vervolgens moet u ervoor zorgen dat u weet waar het geld vandaan komt. U moet dan ook meer informatie over het bedrijf inwinnen en erachter zien te komen waarom dergelijke transacties plaatsvinden. Bij een uitgebreid klantonderzoek moet u deze controles vaker uitvoeren dan bij een standaard klantonderzoek. 

Hoe moet een klantonderzoek worden uitgevoerd?

Hieronder volgt de algemene werkwijze voor het uitvoeren van een klantonderzoek.

1. Identificeren en verifiëren van klanten

Het verzamelen van klantinformatie vormt de eerste stap van het klantonderzoek. Bij natuurlijke personen gaat het om zaken als naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit en beroep. Bij rechtspersonen moet u bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, de gegevens van de organisatie, de managementstructuur, de statuten en informatie over de oprichting verzamelen. 

Vervolgens moet u deze informatie verifiëren met behulp van betrouwbare bronnen. Voor een natuurlijke persoon kan dat een overheidsinstelling zijn, in de vorm van een paspoort of een ander identiteitsbewijs met een foto. Of een nutsinstelling om het adres te bewijzen. Voor een rechtspersoon kunt u bijvoorbeeld de statuten opvragen of de oprichtingsakte en de KVK-gegevens controleren. 

2. Identificeren en verifiëren van de UBO’s van een bedrijf

U moet zich verdiepen in de controlestructuur van het bedrijf. Zo kunt u de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende (de UBO) achterhalen. Dit is degene die 25% of meer van de aandelen of het stemrecht van het bedrijf bezit. Zo iemand kan de meerderheid van de directieleden aanstellen of wegsturen, of de organisatie op andere manieren controleren en beïnvloeden. 

Deze stap kan veel onderzoek vergen. Denk aan het doornemen van de lijst met aandeelhouders en het doorspitten van allerlei openbare bronnen. Dit kan allemaal nodig zijn om de UBO vast te stellen.

3. Opstellen van een klantrisicoprofiel

Uw analisten kunnen allerlei controles uitvoeren. Bijvoorbeeld een screening om de achtergrond van de klant te controleren. Ze onderzoeken of een natuurlijke persoon een PEP is. En of hun ooit sancties zijn opgelegd, of dat ze een strafblad hebben, geassocieerd zijn met terrorisme of door de media in verband zijn gebracht met dubieus gedrag. 

Op basis van deze controles kunnen de analisten een klantrisicoprofiel opstellen met het oog op witwassen en financiering van terrorisme. Betreft het een overheidsinstelling met eigen anti-witwasprocedures? Dan mag ze geclassificeerd worden als een laag risico. Maar een bedrijf met een hooggeplaatste politicus als UBO, kan als een hoog risico worden ingeschat. 

Op basis van deze resultaten bepaalt u welke vorm van klantonderzoek gepast is. Dus of het een standaard, beperkt of uitgebreid onderzoek moet zijn.  

4. Continue monitoring

Het continu monitoren van de klant is essentieel om de beveiliging op peil te houden. Dat betekent dat u de transacties en overige activiteiten voortdurend moet reviewen. U moet steeds beoordelen of er geen signalen zijn van witwassen. Soms verandert een zakelijke relatie van aard. Zorg er dan voor dat u niet onbewust een opening creëert om geld wit te wassen. Het is essentieel dat u de documentatie van uw Ken-uw-klant- of klantonderzoekprocedure up to date houdt. 

Tips om het klantonderzoek te stroomlijnen

Verifieer de identiteit voordat u zaken gaat doen 

Op deze manier kunt u er van meet af aan op vertrouwen dat de klant is wie hij beweert te zijn. Met ID Proof van Evidos kunnen nieuwe klanten zichzelf identificeren. Hiervoor kunnen ze gebruikmaken van hun eigen, lokale elektronische identiteit (eID). Zo kunt u ook met een gerust hart met buitenlandse klanten zaken doen

Bij elke transactie ontvangt u een identificatiebestand. Dit wordt ondersteund door onafhankelijk bewijs. Bovendien wordt het geverifieerd met een NFC-chiplezer of een paspoortselfie.

Tijdige identificatie van de klant kan uw klantonderzoek en verificatieproces versnellen. U hoeft daar dan geen uren meer handmatig mee bezig te zijn. 

Verbeter de vastlegging

De vastlegging van uw klantonderzoek is essentieel om aantoonbaar aan de anti-witwaswetgeving te voldoen. U moet kunnen bewijzen dat u een klantonderzoek heeft uitgevoerd. En u moet onderbouwen waarom u de klant een bepaald risicoprofiel heeft toegekend en welk type klantonderzoek u heeft uitgevoerd.

Met een gedetailleerde vastlegging van risicofactoren, vermoedens en namen van UBO’s in relatie tot klanten en prospects kunnen uw analisten weloverwogen beslissingen te nemen. Bovendien hebben andere afdelingen van uw bedrijf er ook profijt van wanneer een klant ook met hen wil gaan samenwerken en zij dus ook een risico-inventarisatie uit moeten voeren. 

Met kunstmatige intelligentie (AI), zoals gerobotiseerde procesautomatisering (RPA) kunt u openbare informatie en interne databases snel doorzoeken. Hiermee kunt u heldere en overzichtelijke rapporten opstellen over natuurlijke of rechtspersonen, zodat u die er later nog eens op na kunt slaan. 

Gebruik databases van derden

Met databases van derden kunt u informatie die belangrijk is voor het vaststellen van een risicoprofiel checken. Door alle landen te noteren waarin uw klant actief is, kunt u snel bepalen welke klanten risicovol zijn. Wanneer een land als risicovol wordt aangemerkt, kunt u met behulp van de database een lijst genereren met alle klanten die connecties hebben met die regio. 

Door de eigenaar, directeuren en het senior management afzonderlijk te onderzoeken, kunt u eenvoudig verbanden ontdekken tussen klanten en iemand die op een zwarte lijst wordt geplaatst. Wanneer u de klantinformatie updatet, kunt u verdachte connecties meteen signaleren. 

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen CDD en EDD?

CDD is klantonderzoek (customer due diligence). Dat houdt in dat u informatie verzamelt over de klant. Enerzijds om te verifiëren wie ze zijn. Anderzijds om het risico op witwassen en financiering van terrorisme te minimaliseren. EDD is een uitgebreid klantonderzoek (enhanced due diligence). Dit zijn de maatregelen die financiële instellingen moeten treffen om zich ervan te verzekeren dat klanten met een hoger risico op witwassen niet bij dergelijke activiteiten betrokken zijn. 

Is er een grensbedrag waaronder CDD niet verplicht is?

Financiële instellingen moeten bij al hun klanten CDD-maatregelen treffen. De enige uitzondering staat in artikel 2 van de anti-witwasregelgeving. Daar staat dat EU-lidstaten ervoor kunnen kiezen om organisaties die slechts sporadisch financiële diensten aan hun klanten aanbieden van deze verplichting uit te sluiten. In dat geval moet de organisatie aan een aantal criteria voldoen. De bedragen moeten bijvoorbeeld kleiner zijn dan € 1.000. Dat maakt ze onaantrekkelijk voor het witwassen van geld. 

Conclusie

Het is belangrijk om te weten wat klantonderzoek inhoudt. Het helpt u om de risico’s die uw klanten vormen met het oog op criminele activiteiten in te schatten en te beheersen. Tools als RPA en ID Proof van Evidos stroomlijnen en verbeteren uw klantonderzoek. Hierdoor gaat het verifiëren van een identiteit in de financiële wereld makkelijker en sneller. Overweegt u om elektronische identificatie te implementeren om aan uw ken-uw-klant-verplichtingen te voldoen? Neem dan vandaag nog contact op met ons verkoopteam

Meer lezen?

Share This