15 september 2020
Vorige week in het eerste deel van deze blog serie hebben we gekeken naar de eisen van het online tekenen van Praktijkovereenkomsten en Onderwijsovereenkomsten. Deze week gaan we kijken naar hoe je het huidige student administratie systemen zoals Eduarte, Osiris of PeopleSoft naadloos kan laten aansluiten in het online ondertekenproces. Dit geldt bijvoorbeeld voor het het ROC Horizon College waar de onderwijsovereenkomsten en praktijkovereenkomsten tegenwoordig digitaal worden ondertekend.
Het Horizon College werkt samen met Educus aan de koppeling tussen Signhost en EduArte. Johan Oudejans, adviseur Informatievoorziening bij de Studentenadministratie:
“Ons roc hecht veel waarde aan een goede integratie tussen de ondertekenapplicatie en het Student Informatie Systeem (SIS), zeker omdat het bij de digitale ondertekening van de onderwijsovereenkomst en de praktijkovereenkomst gaat om grote aantallen. We willen bijvoorbeeld niet de mailadressen van studenten, ouders en leerbedrijven handmatig moeten overzetten om een document voor digitale ondertekening aan te bieden. De kans op fouten is daarbij te groot. Studenten gaan gedurende hun 4-jarige opleiding 2 tot 3 keer op stage. Jaarlijks dienen dan ook duizenden stagecontracten ondertekend te worden. Voorheen ging dit op papier, met ‘natte’ handtekeningen. Dit betekende in de praktijk dat studenten hun praktijkovereenkomst op hun stageplek lieten ondertekenen en er daar ook zelf hun handtekening onder plaatsten. Vervolgens reisden zij fysiek naar de school om de overeenkomst te laten tekenen door hun stagebegeleider. Dit proces is omslachtig en kost studenten en stagebegeleiders onnodig veel tijd. Het tekenen van een stagecontract hoeft nu slechts enkele minuten in beslag te nemen. In samenwerking met Evidos hebben we een digitaal proces opgezet dat het mogelijk maakt een praktijkovereenkomst via internet te ondertekenen. De tijdswinst is enorm!’
Het gebruik van elektronische handtekeningen is de laatste stap naar het realiseren van een volledig papierloze onderwijs instelling. Steeds meer organisaties in de onderwijssector maken gebruik van digitale handtekening om bijvoorbeeld onderwijsovereenkomsten, praktijkovereenkomsten en andere belangrijke documenten te ondertekenen. Deze werkwijze is betrouwbaarder en handiger dan de handgeschreven variant. Daarnaast toont onderzoek aan dat het gebruik van elektronische handtekeningen tijd- en kostenbesparingen opleveren. Een ander belangrijkste voordeel is dat er afhankelijk van de situatie, voor verschillende authenticatieniveaus gekozen kan worden.
Hier kan een partij als Evidos je in adviseren en mee verder helpen.
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
