10 september 2020
Digitale communicatie is breed geaccepteerd en wordt meer en meer de standaard, ook in het onderwijs kunnen we hier niet omheen. Elke MBO instelling heeft ermee te maken, door digitalisering zijn er stevige efficiencyslagen mogelijk voor vrijwel alle administratieve processen. Dit vraagt tegelijkertijd om specifieke aandacht voor wet- en regelgeving, beveiliging en privacy. Maar hoe digitaliseer je als MBO instellingen je primaire processen zoals het ondertekenen van de (OOK) onderwijsovereenkomst en (POK) praktijkovereenkomsten en andere belangrijke documenten? Wat zijn de eisen die er worden gesteld voor het digitaal ondertekenen? En nog belangrijker hoe zorg je dat dit foutloos gebeurt en de data op de juiste manier wordt opgeslagen?
Belangrijk bij digitaal ondertekenen is dat ondertekenaars goed kunnen worden geïdentificeerd. Het vaststellen van de juiste persoon die ondertekent (geauthenticeerd) is belangrijk. Hiervoor zijn veel uiteenlopende middelen en methoden beschikbaar. Afhankelijk van het betrouwbaarheidsniveau van het document is de authenticatie strenger. DigiD is een digitale identiteit die veilig en betrouwbaar is als authenticatiemiddel. Scholen die gebruik maken van een authenticatiemiddel, moeten systemen en procedures laten toetsen via een initieel assessment en daarna via een jaarlijks assessment.
Eisen aan digitaal ondertekenen van de onderwijs- en de praktijkovereenkomst.
Hoe implementeer je digitaal ondertekenen nou in de praktijk. ROC de Leijgraaf is in mei 2016 op zoek gegaan naar een nieuw leerlingvolgsysteem. Een voorwaarde daarbij was dat de primaire en secundaire processen zo op elkaar zijn afgestemd. Dus dat gegevens slechts eenmaal digitaal worden vastgelegd. ROC De Leijgraaf is toen gestart met de digitale ondertekening van de onderwijsovereenkomst via Evidos. Eustaach van Lent, manager Informatievoorziening en Cursusadministratie vertelt hier het volgende over: “Het mooie is dat de overeenkomst binnen een dag door een kwart van de studenten was ondertekend. Na een week was dat gedaan door 68% en na twee weken door 87% van de studenten. Dit percentage is hoger dan bij de ondertekening op papier. Eventuele vertraging zit in het (opnieuw) aanvragen van de DigiD. Problemen die we voorzien hadden, bleken er niet te zijn. Zo hebben studenten geen bezwaar tegen de ondertekening met DigiD en zien virusscanners en studenten de mail met de digitale versie van de overeenkomst niet als spam.”
Volgende week het vervolg op deze blog waarin we je meer vertellen over de koppeling met student administratie systeem zoals Eduarte, Osiris of PeopleSoft en hoe je die naadloos kan laten aansluiten in het digitaal ondertekenen van de praktijkovereenkomsten.
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
