Selecteer een pagina
Binnenhof

Als gemeente sta je voor een hoop uitdagingen. Naast decentralisatie en de noodzaak om meer samen te werken zie je de kosten voor ICT inrichtingen stijgen. En dan moet je je als gemeente nog bezig gaan houden met onderwerpen als digitale overheid, het nieuwe werken, zaakgericht werken 2.0, en meer. Digitaal en veilig zaken doen op afstand is noodzakelijk als gemeente. Er worden dan ook hoge eisen gesteld aan privacybescherming en informatiebeveiliging. Het is daarom extra belangrijk dat je zaken digitaal rechtsgeldig kan borgen.

Digitaal identificeren en digitaal ondertekenen bieden een uitzonderlijk effectieve rol als het gaat om het creëren van bewijskracht en het automatiseren van processen. Wij voorzien jullie van vijf oplossingen die door gemeenten gebruikt kunnen worden om tijd te besparen en service naar de inwoners te verbeteren.

“Nieuwe tijden stellen nieuwe eisen aan ons allemaal. Daarom hebben we elkaar hard nodig. In plaats van 380 keer in een gemeentehuis het zelf uit te vogelen is het beter om kennis en expertise met elkaar te delen.’’

1) Papierloos vergaderen 

Veel gemeenten maken gebruik van een vergader managementsysteem. Misschien maakt uw gemeente maakt gebruik van iBabs als oplossing voor het papierloos vergaderen, maar wist u al dat u bijvoorbeeld raadsbesluiten digitaal kunt ondertekenen binnen iBabs?

Door papierloos te werken besparen je een hoop tijd en geld lees in de volledige case alles over: Waarom de klassieke ‘krabbel’ een bedreiging vormt voor uw organisatie, Wat de mogelijkheden zijn van digitaal ondertekenen, Hoe uw iBabs vergaderomgeving eenvoudig uit te breiden is met een onderteken module en nog veel meer..

 

2) Digitaal ondertekenen voor de Griffie

Tot voor kort moesten we ieder stuk printen, ondertekenen, scannen en uploaden. Die handmatige slag besparen we nu. Het realtime kunnen uitwisselen van data is volgens Rijs een van de belangrijkste redenen voor het succes van de steeds verdergaande digitale transformatie. Data is de brandstof voor innovatie en digitale transformatie, het grote voordeel is slagvaardigheid de daarbij behorende tijdswinst, wat leidt tot minder kans op fouten,” aldus griffier Hans Rijs. 

Hans Rijs is sinds 2011 griffier van gemeente Bodegraven Reeuwijk en daarnaast is hij Bestuurslid van de Vereniging van Griffiers.Rijs “ik ben graag aangehaakt bij diverse technologische ontwikkelingen,die een bijdrage kunnen leveren aan digitalisering van de werkprocessen rondom de griffie

3) Digitaal geboorte aangifte

Volledige digitale geboorteaangifte met belangrijke rol voor kersverse ouders én arts, verpleegkundige of verloskundige. Met iGeboorte+ ben je als gemeente klaar voor de nieuwe wetgeving en voorkom je fraude door een rechtstreekse bevestiging van de arts/verloskundige.

Op 6 november 2019 heeft de Koning een nieuwe wet vastgesteld waardoor de geboorteaangifte volledig digitaal kan worden afgehandeld. Vooruitlopend op dit Koninklijk Besluit heeft de gemeente Helmond samen met PinkRoccade Publiekszaken en Evidos een oplossing uitgewerkt die aansluit bij de dienstverlening ambities van deze en andere gemeenten. Zij geven de arts, verpleegkundige of verloskundige een belangrijke rol binnen de geboorteaangifte: iBurgerzaken maakt na de bevestiging van de aangifte door de ouders en de arts een verklaring aan.

4) Digitaal burgerzaken : Trouwloket

Het op afstand zaken doen is door de recente gebeurtenissen in de wereld belangrijker geworden dan ooit. Uw klanten verwachten dan ook dat uw dienstverlening deze mogelijkheden faciliteert zonder dat zij in een omslachtig proces terecht komen waarbij ze print-scan-mail/post problemen ervaren. De digitale handtekening is de toekomst. Als gemeente bespaar je direct veel tijd en geld omdat er minder handelingen nodig zijn terwijl er meer service kan worden geleverd.

Voor de voltrekking van een huwelijk dient enorm veel geregeld te worden. Ook tussen het aanstaande bruidspaar en gemeente moet het nodige afgesproken en gepland worden. De ambtenaar van de burgerlijke stand zal het huwelijk blijven voltrekken. Het plannen van de tijden locatie kan tegenwoordig eenvoudig online. Net als de gesprekken tussen de ambtenaar van de burgerlijke stand en het bruidspaar en de familie. Alles online. Zelfs via videoverbinding. Als uiteindelijk alles geregeld is kan ook de betaling online via iDeal. Uiteraard ook buiten kantoortijden. 

 Vanaf een melding “voorgenomen huwelijk” tot het voltrekken van het huwelijk zorgt deze oplossing voor een enorme tijdsbesparing bij gemeente en burger. Omdat het gebouwd is voor integratie en implementatie met bedrijfsprocessen, werkt het vanzelfsprekend naadloos samen met het zaaksysteem en Midoffice.

5) Digitaal grondzaken

De afdeling Grondzaken van de gemeente Ermelo biedt sinds enkele jaren al een service aan waarbij contracten door ontvangende partijen digitaal getekend kunnen worden. In plaats van meerdere documenten per post heen en weer te sturen voor een handtekening op papier, kan er nu ‘vanuit de luie stoel’ getekend worden via Signhost.

Niet alleen is dit voor de tekenende partij een service, ook de gemeente gaat een grote efficiencyslag maken, doordat er bespaard wordt op meerdere handelingen.

Bij de gemeente Ermelo gaat het om tientallen overeenkomsten op jaarbasis. Hierbij valt te denken aan koop, huur, pacht, maar ook anterieure overeenkomsten, intentieovereenkomsten of samenwerkingsovereenkomsten.

De afdeling grondzaken verstuurd de documenten via het Signhost portaal en door de wederpartij wordt een digitale handtekening gezet op een touchscreen van een tablet of telefoon of met de muis. Ermelo was de eerste Gemeente in Nederland die de overeenkomsten bij de afdeling grondzaken digitaal liet ondertekenen.

Na de positieve ervaringen bij de gemeente Ermelo heeft ook de gemeente Harderwijk besloten om het ondertekenproces van de afdeling grondzaken te digitaliseren.

Meer weten?

Geïnteresseerd geworden en wilt u meer weten over hoe de digitale handtekening de processen binnen uw gemeente kan optimaliseren? Ontdek hoe u direct meer service kan verlenen naar de burger terwijl het aantal handelingen intern juist afneemt!

Download onze e-gids:

Share This