28 januari 2020
Evidos en partner 4PS hebben een koppeling gerealiseerd tussen Ondertekenen.nl en het ERP-systeem 4PS Construct. Gebruikers van 4PS Construct kunnen documenten nu digitaal van een rechtsgeldige handtekening voorzien. Dit vereenvoudigt en stroomlijnt het ondertekenproces.
4PS uit Ede ontwikkelt, implementeert en onderhoudt IT-oplossingen voor de bouw, grond-, weg- en waterbouw (GWW) en installatietechniek. Het portfolio is divers en varieert van boekhoudkundige oplossingen tot mobiele apps waarmee medewerkers in het veld werkorders afhandelen.
Digitale rechtsgeldige handtekening
Documenten zoals inkooporders, meerwerkcontracten en koopcontracten die vanuit 4PS Construct worden aangeleverd, werden voorheen afgedrukt, ondertekend, geparafeerd, gescand en als digitaal document in 4PS Construct ingevoerd. Gebruikers hadden echter behoefte aan een manier om deze documenten volledig digitaal te voorzien van een rechtsgeldige handtekening. Ondertekenen.nl voorziet in deze behoefte.
André Overeem, innovatie directeur bij 4PS: “4PS Construct genereert automatisch het digitale document en voorziet dit van de juiste gegevens. Ondertekenen.nl stuurt het document vervolgens naar de gewenste personen die het document digitaal ondertekenen. Zodra de benodigde handtekeningen zijn gezet, wordt het ondertekende document inclusief certificaat van Ondertekenen.nl teruggestuurd naar 4PS Construct en worden beide documenten aan bijvoorbeeld de inkooporder gekoppeld.”
Kortere doorlooptijd
Doordat in één oogopslag zichtbaar is wie het document wel of juist niet heeft ondertekend, is het proces overzichtelijker en vereist het minder tijd. Het vermindert bovendien het aantal handmatige handelingen en de kans op menselijke fouten. Daarnaast is de doorlooptijd van documenten korter. Printen en scannen is voor ondertekening niet langer nodig.
Mick Hofmans, Sales Executive bij Evidos: “De koppeling tussen 4PS Construct en Ondertekenen.nl ontzorgt de directie van bedrijven in de bouw, GWW en installatietechniek. Zij krijgen de zekerheid dat getekende stukken altijd worden opgenomen in het juiste dossier. De integratie versnelt het ondertekenen van documenten en maakt het ondertekenproces overzichtelijker. Ondertekenen.nl is eveneens gekoppeld met HOOMCTRL. Dit platform voor kopersbegeleiding is volledig geïntegreerd met 4PS Construct.”
Implementatie soepel verlopen
Via zusterbedrijf HOOMCTRL, gespecialiseerd in kopersbegeleiding, had 4PS al ervaring opgedaan met Ondertekenen.nl. “Door de samenwerking die al bestond en onze eerdere ervaring was Ondertekenen.nl ook nu een logische keuze”, legt Overeem uit. De integratie is soepel verlopen. “Evidos beschikt over uitgebreide documentatie die goede ondersteuning biedt. Voor eventuele vragen konden we makkelijk in contact komen met Evidos.”
De functionaliteit is beschikbaar voor alle gebruikers van 4PS Construct. “De eerste klanten hebben de ondertekenfunctie inmiddels in gebruik. We merken dat deze goed bevalt; klanten vragen ons de functionaliteit uit te breiden naar andere processen. Aan deze vraag kunnen wij eenvoudig voldoen dankzij de generieke wijze waarop de koppeling is opgezet; de integratie is niet gebonden aan een specifiek proces en kan daardoor worden uitgebreid naar ieder document dat binnen 4PS Construct ondertekend kan worden.”
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
