15 juni 2020
Nederland wordt steeds digitaler en veel vaker doen we dingen online. Toch zijn er nog best veel bedrijven die nog op de traditionele manier vergaderen, met papier. Dat staat haaks op de online realiteit en kan ook makkelijker. Hoe? Door alle papieren te vervangen door een dunne tablet met slechts één vergaderapp. Papierloos vergaderen dus.
Papierloos vergaderen; dat doen we toch allang? Het is een veelgehoord misverstand, bedrijven die denken dat ze papierloos vergaderen omdat ze dossiers heen en weer e-mailen. Papierloos vergaderen gaat veel verder dan dat. Met slimmer vergadersoftware digitaliseer je het gehele vergaderproces, van voorbereiding tot besluitvorming en notulen. Alles vindt plaats binnen één online vergaderomgeving. Hierdoor kun je de focus leggen op waar het om draait: effectief vergaderen.
Het vergaderproces kun je volledig digitaliseren. Waarschijnlijk vergaderen we binnen vijf jaar zelfs allemaal papierloos. De voordelen van papierloos vergaderen zijn dan ook legio. We zetten er hier alvast vijf voor je op een rij.
Door papierloos te vergaderen beheer je alles volledig digitaal. Dit scheelt aanzienlijk tijd in de voorbereiding en afhandeling van de vergadering, gemiddeld zo’n 70%. Zo plan je vanuit een centrale omgeving je vergaderingen, maak je agenda’s, voeg je de stukken toe en verdeelt dit over de deelnemers. Wijzigingen (ook last-minute) zijn met een druk op de knop aangepast en iedereen heeft tegelijkertijd de actuele vergaderdocumenten tot zijn beschikking.
Vergaderen is ook het ordenen, mailen en lezen van documenten en natuurlijk het maken van afspraken en besluiten. Als je papierloos vergadert, wordt dit hele proces een stuk efficiënter. De stapel papieren die je normaal gesproken door moet spitten, maakt plaats voor een tablet of laptop. Hierdoor kun je snel notulen, actiepunten en besluiten vastleggen. En heb je de status van afspraken en actiepunten helder voor ogen.
Door over te stappen op papierloos vergaderen, bespaar je niet alleen papier en toner maar ook kostbare tijd. De vergaderingen worden korter en als je met een aantal ‘dure’ managers bij elkaar zit, levert elke minuut tijdsbesparing behoorlijk wat geld op.
Bij papierloos vergaderen staat veiligheid voorop. Als specialist op het gebied van papierloos vergaderen houden wij ons natuurlijk continu bezig met security. Daarom draait onze server in een omgeving die ISO 27.001 gecertificeerd is en leveren we een optimaal authenticatieproces: ook two-way. Zo wordt de cloud een kluis, hoef jij je nergens zorgen over te maken en voldoe je ook nog aan de eisen van de wet.
Als je het complete vergaderproces digitaliseert spaar je het milieu door de eliminatie van papier, maar ook toner. Hoeveel dat op jaarbasis is? Doe de Boombespaartest en ontdek meteen hoeveel bomen jouw organisatie jaarlijks bespaart door digitaal te vergaderen.
De volgende stap binnen papierloos vergaderen is inmiddels ook gezet: digitaal ondertekenen. Het is nu mogelijk om documenten te ondertekenen met een digitale handtekening, die juridisch net zo waterdicht is als een geschreven, of natte, handtekening. Dat betekent dat je voortaan contracten, declaraties, bestuursbesluiten en andere belangrijke documenten die een rechtsgeldige handtekening nodig hebben, gewoon digitaal kunt ondertekenen. iBabs heeft hiervoor een koppeling met Ondertekenen.nl. De digitale ondertekenoplossing is volledig geïntegreerd in het platform en ondertekening kan zonder een uitstap te hoeven maken.
Auteur: Paul Neefjes – Managing Director iBabs
Wil je meer voordelen van papierloos vergaderen ontdekken?
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
