09 februari 2021
Jaarrekeningen bestaan vaak uit dikke pakken papier. “Die belanden ergens in een kast waarna er niemand meer naar omkijkt”, zegt Sjoerd Baas, relatiebeheerder en controller op afstand bij Langedijk & Partners. Voor het accountants- en belastingadvieskantoor reden om jaarrekeningen en andere documenten voortaan alleen nog digitaal uit te brengen, en te laten ondertekenen via Ondertekenen.nl.
Baas is sinds 2020 een van de partners van Langedijk & Partners. Als werknemer kreeg hij de gelegenheid om te participeren in het kantoor. “Het past binnen de Semco-stijl die we hanteren”, vertelt Baas. Deze managementstijl is vernoemd naar het Braziliaanse bedrijf Semco van Ricardo Semler en gaat uit van vrijheid voor werknemers en het nemen van eigen verantwoordelijkheid.
“Dat betekent in ons geval onder andere dat we op alle fronten in alle openheid en transparantie communiceren. Resultaten bespreken we bijvoorbeeld met alle medewerkers. Van politieke spelletjes houden wij niet”, legt Baas uit. Door medewerkers te laten participeren, ontstaat er volgens Baas meer betrokkenheid bij de onderneming. “Het stimuleert om na te denken over hoe je het kantoor beter kunt maken.”
De afgelopen jaren heeft Langedijk & Partners onder andere stappen gezet op het gebied van digitalisering. “We werkten al ruim tien jaar met digitale dossiers en met een geautomatiseerd pakket voor het opstellen van jaarrekeningen. Maar het ‘eindproduct’ werd nog altijd uitgeprint voor bespreking en ondertekening”, vertelt Baas. “En na ondertekening weer ingescand ten behoeve van ons eigen digitale dossier.”
Het uitprinten van de soms omvangrijke documenten kostte veel tijd en geld, terwijl de papieren versies van documenten na ondertekening vaak niet meer worden geraadpleegd. Baas: “Bijvoorbeeld bij de aanvraag van een financiering moet een klant vaak toch weer een digitale jaarrekening kunnen overleggen die ze dan bij ons opvragen.”
Vanuit klanten kwam dan ook steeds vaker de vraag of het mogelijk is om jaarstukken en andere documenten digitaal te ontvangen, en digitaal te ondertekenen. Langedijk & Partners voorziet nu in deze behoefte met behulp van Ondertekenen.nl van Evidos. “Evidos is net als wij een Noord-Hollandse partij die onze vragen snel beantwoordt. Het voelt toch minder vertrouwd als je een helpdesk in Engeland aan de lijn krijgt. Ondertekenen.nl is bovendien een oplossing die eenvoudig werkt en gemakkelijk aan onze wensen is aan te passen.”
Het accountantskantoor zet Ondertekenen.nl inmiddels in voor verschillende typen documenten, van jaarrekeningen en publicatierapporten tot opdrachtbevestigingen en de bevestigingen bij de jaarrekening. “De jaarrekening presenteren we nu digitaal op een beamer, waarbij we op alle afzonderlijke posten kunnen inzoomen. Als de klant tevreden is over de documenten die we hebben opgemaakt, bieden we het geheel digitaal aan.”
Langedijk & Partners zet de documenten voor ondertekening klaar in de omgeving van Ondertekenen.nl. “De klant ontvangt vervolgens via e-mail een link naar de documenten en kan met behulp van een krabbel digitaal zijn handtekening zetten. Na ondertekening ontvangen alle betrokken partijen de ondertekende documenten die ze netjes digitaal kunnen opslaan. Klanten hebben de stukken direct in hun digitale dossier.”
De digitale dossiervorming is volgens Baas slechts een van de voordelen van het digitaal ondertekenen van documenten. Zo heeft Langedijk & Partners nu meer inzicht in het ondertekenproces. Het is bijvoorbeeld sneller duidelijk wie nog moet tekenen, en wanneer een ondertekenverzoek is verstuurd. Digitale dossiers passen ook beter bij een organisatie die maatschappelijk verantwoord ondernemen nastreeft dan papieren dossiers.
“Maar Ondertekenen.nl bespaart ons vooral ook heel veel geld en tijd”, besluit Baas. “Het uitprinten van documenten is werk dat niemand leuk vindt. Ondertekenen.nl bespaart tijd, waardoor we ons bezig kunnen houden met de zaken die we wel leuk vinden.”
Neem contact op met één van onze experts via de button hieronder:
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
