30 maart 2021
Hoe laat je in drie maanden tijd ongeveer 2500 medewerkers een nieuw contract ondertekenen, zonder daarbij het overzicht te verliezen? Voor zelfbedieningsgroothandel Makro geen enkel probleem. Met Signhost van Evidos is een contract binnen drie minuten voorzien van een rechtsgeldige digitale handtekening.
Makro is in Nederland actief met zeventien vestigingen en ongeveer 3500 medewerkers. Die omvang brengt met zich mee dat er regelmatig nieuwe arbeidsovereenkomsten worden ondertekend. “Zeker in de zomerperiode, als we met vakantiekrachten werken, kan dat aantal oplopen tot driehonderd per maand”, zegt Hunter Lily Reynolds, medewerker van Makro’s HR Service Center. “En daarnaast hebben we nog de contractverlengingen en de urenwijzigingen.”
Een wetswijziging zorgde in 2020 voor een piek in het aantal nieuwe contracten, en dus ook in het aantal ondertekeningen. “In ongeveer drie maanden tijd moesten we de contracten van circa 2500 medewerkers omzetten naar een jaar uren contract”, licht Reynolds toe. “We waren toen blij dat we konden vertrouwen op Signhost van Evidos.”
Makro maakt al sinds 2017 gebruik van dit platform voor digitaal ondertekenen. Reynolds: “Voor die tijd mailde het HR Service Center een contract naar een HR-verantwoordelijke van een lokale vestiging die het document dan uitprintte en fysiek liet ondertekenen. Na ondertekening werd het document dan ingescand en weer naar ons gemaild. En dat moest allemaal zijn geregeld voordat een medewerker daadwerkelijk aan de slag ging.”
“Die procedure was te omslachtig en inefficiënt”, oordeelt Reynolds. “En omdat er zoveel stappen in het proces zaten, was lang niet altijd voor alle betrokkenen duidelijk wat de status was van ondertekening.” Digitalisering van het proces was dan ook noodzakelijk. Een reorganisatie met een focus op digitalisatie droeg bij aan de wens tot verandering.
Makro gebruikt Signhost nu voor ‘alle processen waarin een medewerker een brief of een contract moet ondertekenen’. De medewerkers van het HR Service Center bieden de documenten aan via het portaal van Evidos. Vervolgens ondertekent de werknemer een arbeidscontract of ander document door een code in te voeren die wordt toegestuurd via SMS.
“Sinds kort wisselen we naast de contracten ook de ‘formulieren indiensttreding’ uit via Signhost”, aldus Reynolds. “Als een medewerker in dienst treedt, hebben we documenten en informatie nodig zoals een kopie van een legitimatiebewijs, kledingmaten en een loonbelastingverklaring. Signhost biedt ons een veilige en eenvoudige manier om de benodigde informatie te verzamelen.”
“Met Signhost hebben we veel meer zicht gekregen op al onze processen die om een handtekening vragen”, concludeert Reynolds. “In het Signhost portaal zien we precies of een document is aangekomen, of een medewerker het document ook heeft gezien en of het document wel of niet is ondertekend. Ook levert Signhost enorm veel tijdwinst op. Het is niet meer nodig om documenten heen en weer te sturen, of uit te printen en te scannen. Voor alle betrokkenen is dit een geweldige verbetering.”
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
