28 september 2020
Tegenwoordig wordt er veel gedigitaliseerd bij veel HBO instellingen. Doordat zowel het onderwijs als het werken op afstand is, is het digitaliseren van processen raadzaam. Er is namelijk steeds minder technisch ondersteunend personeel beschikbaar. Hoe zorg je ervoor dat processen gestroomlijnd blijven? Uiteindelijk wil je papierloos en foutloos werken, maar ook tijd en kosten besparen. Met de digitale handtekening is dit mogelijk. In het volgende voorbeeld zien we hoe de Hogeschool Utrecht de praktijkovereenkomsten voor stagecontracten heeft gedigitaliseerd.
Één van deze processen is het opstellen en ondertekenen van praktijkovereenkomsten voor studenten die stage lopen. De HU telt tussen de 35.000 en 40.000 studenten, die in hun vierjarige opleiding twee tot drie keer op stage gaan. Jaarlijks worden dan ook duizenden stagecontracten ondertekend. “Voorheen ging dit op papier met natte handtekeningen. Dit betekende in de praktijk dat studenten hun praktijkovereenkomst op hun stageplek lieten ondertekenen om ze vervolgens zelf te ondertekenen. Vervolgens reisden zij fysiek af naar de HU om deze overeenkomst te laten ondertekenen door hun stagebegeleider”, legt Jeroen Nienhuis, Manager Praktijkbureau Hogeschool Utrecht uit. ‘‘De tijdwinst is enorm. Dit proces was omslachtig en kostte zowel studenten als stagebegeleiders onnodig veel tijd.’’
Voor veel HBO instellingen is de hoeveelheid technisch ondersteunend personeel flink afgenomen. Op sommige afdelingen moet er met minder mensen groter wordende groepen studenten en docenten ondersteund worden. Om dit mogelijk te maken, hebben ze bij de HU de processen kritisch onder de loep genomen en processen waar mogelijk gedigitaliseerd en gestandaardiseerd.
Het ondertekenen van een stagecontract hoeft nu slechts enkele minuten in beslag te nemen, iets wat eerder veel meer tijd kostte. In samenwerking met Evidos is bij de HU een digitaal proces opgezet dat het nu mogelijk maakt om praktijkovereenkomsten via internet te ondertekenen.
Het doel voor HBO instellingen om volledig papierloos te opereren is nu een stap dichterbij. Steeds meer HBO instellingen maken gebruik van de digitale handtekening om bijvoorbeeld onderwijsovereenkomsten, praktijkovereenkomsten en andere belangrijke documenten te ondertekenen. Er wordt ingezien dat de digitale handtekening in vrijwel alle opzichten betrouwbaarder is dan de handgeschreven variant. Dit vanwege de verschillende authenticatie mogelijkheden. Hiernaast zien we dat het gebruik van de digitale handtekening tijd- en kostenbesparingen oplevert. Wil je hier vandaag nog mee beginnen? Start met een vrijblijvend proefaccount op onze website.
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
