02 december 2013
Veel organisaties stappen over op de digitale handtekening. Wekelijks worden er al meer dan 25.000 documenten digitaal getekend met behulp van onze digitale handtekening oplossingen. Verzekeraars, autoschadebedrijven, overheid en HR afdelingen lopen voorop om zaken digitaal af te handelen. Toch zijn er ook nog veel organisaties die twijfelen om aan de slag te gaan met de digitale handtekening. De volgende argumenten worden dan vaak genoemd:
“Een natte handtekening is goedkoop en eenvoudig”
Op het eerste gezicht lijkt dit terecht, tenslotte heeft iedereen een pen en papier kost slechts een paar cent. Denk echter ook aan het ondertekenproces zelf! Printen, scannen, faxen, mailen, versturen en het papierenarchief kost een hoop tijd en geld. Daarnaast verdwijnen veel papieren contracten en documenten onderop de stapel en duurt het lang voordat ze überhaupt (of nooit meer) getekend worden.
De natte handtekening heeft verschillende functies. Zo kan deze dienen om alleen specifieke personen de mogelijkheid te bieden om besluiten, vergunningen of beschikkingen af te geven (Autorisatie) of om de echtheid te garanderen (Authenticatie). In de meeste gevallen heeft de handtekening de functie voor het afsluiten van een transactie. In principe heeft alles een juridische waarde, dus ook alleen het zetten van een “vinkje” voor akkoord. In de praktijk is het dan lastig om te bewijzen wie het “vinkje” heeft gezet en of dit naderhand niet is gewijzigd. Met de digitale handtekening waarborg je dat een transactie niet gewijzigd kan worden en heb je meer zekerheid over de ondertekenaar. Dit hoeft niet gelijk te betekenen dat je iemand volledig moet “doorlichten” voordat hij een digitale handtekening kan zetten.
“Het gebruik van de elektronische handtekening is lastig en duurt lang om in te voeren”
Uiteraard is het uiteindelijk ideaal om de elektronische handtekening volledig te integreren met je interne document management systeem of webportaal. Het is in veel gevallen echter al eenvoudig om de digitale handtekening toe te passen als vervanging van de bestaande printer. In plaats van het document naar een printer te sturen, print je naar de digitale handtekening oplossing. Zo is het document gelijk beschikbaar om digitaal te ondertekenen. Veel van onze klanten konden in minder dan een dag aan de slag met de digitale handtekening.
Is de elektronische handtekening wel rechtsgeldig?
De wet elektroniche handtekening is al sinds 2003 van kracht. De handtekening oplossingen van Evidos voldoen aan de juiste juridische eisen. Aangezien de elektronische handtekening, conform artikel 3:15a BW, dezelfde juridische waarde heeft als de handgeschreven handtekening, staat het digitaal ondertekende document juridisch gelijk aan een schriftelijk ondertekend document. In de meeste gevallen worden geen aanvullende eisen gesteld vanuit het soort document en kan op basis van een goede risico analyse het juiste niveau van de digitale handtekening worden toegepast.
Is de technologie wel volwassen en ben ik de eerste die met de elektronische handtekening aan de slag ga?
Evidos heeft al meer dan 10 jaar ervaring in het toepassen van de elektronische handtekening. Wekelijks ondertekenen klanten al meer dan 25.000 documenten digitaal met onze oplossingen en dagelijks komen hier meer documenten bij. Klanten kunnen op locatie ondertekenen, online via de website of direct via e-mail. Voor praktisch elke branche hebben we inmiddels wel een praktijkvoorbeeld.
Evidos is de partner als het gaat om de digitale handtekening. Iedere organisatie kent verschillende papierstromen waar een handtekening gewenst is. Evidos levert een totaal pakket aan oplossingen voor de digitale handtekening zodat de IT organisatie iedere werkstroom met een digitale handtekening kan realiseren, ingaand of uitgaand. Grote bedrijven zoals de Kamer van Koophandel Nederland, AZL Pensioenfondsen, Grant Thornton, DTZ Zadelhoff tot aan MKB organisaties zoals Schadenet Reco en Topselect detachering maken al gebruik van onze oplossingen. Ben jij juridisch adviseur, IT manager of verantwoordelijk voor een verdere digitalisering binnen de organisatie? Neem nu contact met ons op en we helpen je graag verder.
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
