07 april 2021
Via Salesforce digitale documenten genereren en rechtsgeldig laten ondertekenen.
Wiltec zet DocuFlow van Documizers in voor het genereren van digitale documenten. Deze documenten kunnen rechtsgeldig worden ondertekend via Evidos. De functionaliteiten zijn geïntegreerd in Salesforce, het CRM-systeem van Wiltec. Met deze combinatie kan Wiltec klanten direct ondersteunen, zonder dat het opstellen en ondertekenen van offertes en contracten voor vertraging zorgt.
“Wiltec is een full service bedrijf dat alles levert wat een bedrijf nodig heeft in een werkomgeving, variërend van tafels, stoelen en pennen voor kantooromgevingen tot persoonlijke beschermingsmiddelen en kleding voor bouwplaatsen of industriële omgevingen”, zegt Nicky Kuijper, Hoofd Inkoop bij Wiltec. Het bedrijf werkt sinds juni 2020 met een nieuw CRM-systeem: Salesforce. “Wij willen snel en zo efficiënt mogelijk kunnen schakelen voor onze klanten. Het snel kunnen ondertekenen van de benodigde documentatie zoals offertes is hierbij van groot belang. Voor klanten met beperkte opslagmogelijkheden houden wij daarnaast in sommige gevallen voorraden aan, ook als het gaat om producten die buiten ons assortiment vallen. Hiervoor gaan we voorraadcontracten aan”, zegt Kuijper, die als projectleider betrokken was bij de implementatie.
Offertes en contracten werden voorheen op papier toegestuurd en ondertekend. “Dat betekende in de praktijk dat het document werd opgesteld, uitgeprint en voorgelegd aan onze directie ter ondertekening. Vervolgens werd dit ondertekend via de post naar de klant gestuurd. De klant ondertekende dit document en stuurde het via de post weer terug. Voordat we daadwerkelijk aan de slag konden, waren we dan ook al snel een week verder.”
De gezamenlijke oplossing van Documizers en Evidos versnelt dit proces aanzienlijk. “DocuFlow bevat documentsjablonen die automatisch klantinformatie inladen vanuit Salesforce. Het contract of de offerte staat dus direct klaar. Het kan vervolgens digitaal worden doorgezet naar onze directie ter ondertekening via Evidos, waarna het via de mail wordt doorgestuurd naar klant. De klant kan het contract of de offerte indien gewenst direct ondertekenen.” Het proces is verkort van weken naar uren!
“DocuFlow en Evidos werken snel en prettiger. Zo kan de klant het contract of de offerte ondertekenen waar en wanneer het hem uitkomt. Bijvoorbeeld onderweg op hun smartphone. Dat is voor de klant heel fijn”, zegt Kuijper. “Tegelijkertijd wordt het milieu ontlast. Een contract van twintig pagina’s in tweevoud uitprinten en per post versturen levert onnodige milieubelasting op. In de praktijk zie je dat veel klanten het contract inscannen en de papieren versie vervolgens vernietigen, wat deze belasting onnodig maakt. Wanneer mogelijk kiezen we altijd voor een duurzamere oplossing . Dit proces draagt daar aanzienlijk toe bij!”
De integratie van DocuFlow in Salesforce zorgt ervoor dat gegevens nog maar één keer handmatig hoeven worden ingevuld. “We vullen gegevens nu alleen nog in ons CRM-systeem in. Indien we een offerte of contract opstellen, wordt de benodigde data automatisch uit Salesforce ingeladen. Zodra de klant het document ondertekend, wordt dit vervolgens automatisch verwerkt in het ERP-systeem Kerridge Commercial Systems. Dit bespaart niet alleen tijd, maar maakt het proces ook minder foutgevoelig.”
Bij het genereren van documenten in Salesforce worden deze offertes en contracten automatisch gekoppeld aan klanten. “Wij krijgen hierdoor een 360-graden klantbeeld. We kunnen in één oogopslag zien welke offertes, overeenkomsten of brieven we naar een klant hebben gestuurd. Dat is prettig voor ons, maar zeker ook voor de klant. We kunnen meekijken met de klant, die we daardoor beter bedienen. Alle documenten zijn overzichtelijk opgeslagen; zoeken naar ‘die ene offerte’ is niet meer nodig.”
In sommige gevallen moeten documenten na verloop van tijd worden vernieuwd, bijvoorbeeld als het gaat om contracten. Kuijper: “De documentoplossing helpt hierbij en geeft een seintje zodra de einddatum van een contact nadert. Wij kunnen dan direct een nieuw contract naar de klant sturen, zodat de dienstverlening zonder onderbreking blijft doorlopen.”
Salesforce is sinds juni volledig in gebruik. Gelijktijdig is de documentoplossing in gebruik genomen. Klanten maken al volop gebruik van de nieuwe mogelijkheden. “Veel contracten en offertes worden inmiddels door klanten via Evidos digitaal ondertekend. Zoals gezegd bedienen wij een zeer divers klantenbestand, met klanten uit alle sectoren en van klein tot groot. We merken dat een aantal klanten niet digitaal kan of wil ondertekenen. Geen probleem, het is handig dat we via het systeem een document ook als PDF-bestand kunnen versturen, zodat de klant deze kan printen en op papier kan ondertekenen.”
“De samenwerking met Evidos en Documizers is erg prettig. Beide partijen reageren altijd direct op verzoeken, problemen of voorstellen. Soms is niet direct een oplossing mogelijk, maar er wordt altijd actief naar mogelijkheden gezocht. Dat is zoals wij zelf ook graag werken: zodra de klant belt, staan wij direct klaar.”
“We zochten naar een documentoplossing die integreert met Salesforce. Onze keuze is gevallen op Documizers. Dankzij Evidos kunnen we de documenten digitaal rechtsgeldig ondertekenen”, vervolgt Kuijper. “Daarnaast zochten we partners die ons ook echt service bieden op het moment dat wij daaraan behoefte hebben. Wij vinden het belangrijk dat onze klanten altijd geholpen worden. Dat kan alleen als wij samenwerken met partners die dat eveneens als prioriteit zien. Als DocuFlow bijvoorbeeld onbereikbaar is, betekent dat direct dat wij geen offertes meer kunnen versturen en onze klanten niet meer goed kunnen helpen. Als je samenwerkt met een partner die dezelfde focus heeft, weet je zeker dat je in zo’n geval direct geholpen wordt.”
De komende tijd wordt gewerkt aan een koppeling tussen het de documentoplossing en het hr-systeem Polaris van Wiltec. De documenten worden hierbij door Polaris gegenereerd. Dankzij de kneedbaarheid en flexibiliteit van DocuFlow kunnen deze documenten vanuit Word vervolgens met één druk op de knop worden doorgezet naar Evidos.
Voor partijen die zelf met het digitaliseren en automatiseren van documentprocessen aan de slag willen, heeft Kuijper enkele tips. “Een valkuil hierbij is – zoals bij alles wat nieuw is – te veel hooi op je vork nemen en te veel tegelijk willen. Begin met één processtroom en pak die aan. Je leert tijdens het digitaliseren van een proces ontzettend veel, dat je kunt meenemen naar het volgende proces.”
“Het proces vereist daarnaast de nodige input vanuit de eigen organisatie, bijvoorbeeld voor het opstellen van de documentsjablonen die de basis vormen voor de documenten die worden gegenereerd. Dit brengt uiteraard werk met zich mee, maar zorgt ook dat je goed bekend raakt met het systeem en zelf kleine aanpassingen kunt maken in bijvoorbeeld een documentsjabloon.”
De roots van Wiltec liggen in de professionele spuiterij en het bouwen van spuitcabines, voor bijvoorbeeld de hout- en meubelbranche tot de automotive industrie. Om klanten steeds beter van dienst te kunnen zijn, is het productenpakket door de jaren heen verder uitgebreid. Denk aan een breed assortiment, met ruim 40.000 producten, bestaande uit filters, tapes, schuurmiddelen, werkkleding en persoonlijke beschermingsmiddelen. Maar ook kantoorinrichting, kantoorartikelen en koffie behoren tot het assortiment. Vanuit deze verschillende productgroepen is Wiltec steeds meer aan diverse branches en industrieën gaan leveren. Wiltec is een full service bedrijf dat faciliteert en adviseert op het gebied van het van optimaliseren werkprocessen, werkomgevingen (van kantoor tot fabriekshal) en werkomstandigheden (veiliger en duurzamer werken). Dat maakt dat Wiltec tot een totaalleverancier voor veel diverse bedrijven.
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
