“Thuiswerken is een blijvertje”, concludeerde het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat na een onderzoek onder 1100 bedrijven. De helft gaf aan ook het komende jaar hierin te blijven investeren. Maar wat is er nodig om van remote werkers een geolied team te maken? Welke technologie is hierbij onmisbaar?

Nederland was ook voor de coronapandemie al een land van thuiswerkers. In 2019 werkten bijna vier op de tien werknemers al incidenteel of structureel thuis, zo blijkt uit een onderzoek van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Tachtig procent van de bedrijven met meer dan tien medewerkers bood al ‘telewerkvoorzieningen’. De pandemie – die veel medewerkers dwong om vanuit huis te werken – heeft het thuiswerken nog steviger op de kaart gezet.

Productiever en duurzamer

Volledig terug naar kantoor is voor veel werkgevers en werknemers geen optie meer. Daarvoor zijn de voordelen van het thuiswerken te groot. Thuiswerkers zijn productiever dan kantoorwerkers en kunnen werk en privé beter combineren. Werkgevers kunnen besparen op de huur van kantoorruimte en op reiskosten. Minder woon-werkverkeer betekent ook minder files en minder CO2-uitstoot. Volgens PWC levert één dag extra thuiswerken de samenleving dan ook een kostenbesparing op van netto 3,9 miljard euro per jaar.

Dus wat weten we nu over thuiswerken, ten opzichte van vóór de pandemie? We noemen enkele aandachtspunten:

1. Basisvoorzieningen zijn cruciaal

Werken ICT-voorzieningen op kantoor niet naar behoren, dan zijn ze ook niet geschikt voor remote gebruik.

En omgekeerd. Maak je bijvoorbeeld gebruik van een te krap bemeten virtual desktop infrastructure (VDI) voor het aanbieden van desktopomgevingen? Dan worden de problemen alleen maar groter als meer mensen daar remote gebruik van gaan maken. Breng dus eerst de basis op orde: een stabiele, goed onderhouden ICT-omgeving.

2. De fysieke en mentale gezondheid van je personeel

Zaken als voldoende licht, een ergonomische stoel, klimaatbeheersing, een in hoogte verstelbaar bureau en een krachtige pc zijn op kantoor vaak goed geregeld. Maar hoe scoort de remote werkplek op comfort? Uit een enquête van vakbond CNV blijkt dat twee op de vijf werknemers last hebben van fysieke klachten zoals nek- en rugpijn. Een goede werkgever treft maatregelen om dit te voorkomen, zeker als op afstand werken structureel wordt.

De fysieke en mentale gezondheid van het personeel is mede de verantwoordelijkheid van het bedrijf, ook wanneer het personeel niet fysiek aanwezig is.

3. Tools voor samenwerken

Remote werken moet zo min mogelijk ten koste gaan van goed teamwork. Daarom geldt hier:

Digitaal samenwerken is niet mogelijk zonder de juiste tools

Voor bijvoorbeeld online vergaderen, het uitwisselen van bestanden of om gewoon even te chatten.

Veel bedrijven zijn hier inmiddels van doordrongen. Volgens het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wil 45 procent van de werkgevers het komend jaar ‘met voorrang investeren in online vergaderen’. Het is de verklaring voor de populariteit van samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en Zoom.

Maar denk ook aan het rechtsgeldig digitaal ondertekenen van documenten zoals offertes, arbeidsovereenkomsten en koopcontracten. Als tekenbevoegden niet meer (of minder vaak) naar kantoor komen, brengt een ‘natte handtekening’ nog meer rompslomp met zich mee. Digitaal ondertekenen is dan een logische uitbreiding van de moderne (thuis)werkplek. Wil jij weten wat voor type digitale handtekening voor jouw proces nodig is? Lees dan hier over het verschil tussen SES, AES en QES volgens eIDAS.

4. De werkprocessen

Thuiswerken heeft een impact op de werkprocessen. Medewerkers spreken elkaar minder vaak ‘in de wandelgangen’, wat de onderlinge afstemming niet bevordert. In het slechtste geval gaan mensen langs elkaar heen werken en komen nieuwe projecten niet goed van de grond.

Het is dan ook essentieel om structuur toe te voegen aan de interne communicatie. Maak bijvoorbeeld gebruik van een projectmanagementtool om de status van lopende projecten voor iedereen inzichtelijk te maken. Ook frameworks zoals Scrum, Lean en Kanban kunnen hierbij helpen.

Het is belangrijk dat iedere werknemer duidelijke taken heeft die aansluiten bij de bedrijfsdoelen. Met de genoemde instrumenten waarborg je dit. Zo voorkom je dat een team organisatie als los zand aan elkaar hangt.

5. Elkaar zien en spreken

Om op afstand met elkaar te kunnen samenwerken, is het cruciaal dat de teamleden elkaar kennen en weten wat er speelt. Zowel zakelijk als privé. Komen er nieuwe mensen aan boord? Initieer dan bijvoorbeeld een kennismakingssessie, online of op locatie. En kom soms wél naar kantoor, zodat je elkaar even ziet en spreekt. Dat is de beste manier om remote werken te laten slagen.

Conclusie

De transitie naar thuiswerken is in meerdere opzichten een ontdekkingstocht, en vaak ook een kwestie van uitproberen. Soms werken de geijkte tools of geijkte manieren van werken niet voor jouw team, en kan het geen kwaad om alternatieven uit te proberen.

Share This