In dit artikel leest u wat een elektronische handtekening is, wat het niet is en wat u moet weten voordat u deze technologie inzet in uw organisatie. Daarnaast krijgt u voorbeelden van een e-handtekeningen, zodat u kunt zien hoe dat in het dagelijkse bedrijfsleven werkt.

Het lijdt geen twijfel dat de noodzaak om sociale contacten vanwege de coronapandemie te beperken deze trend versnelt. Experts zeggen dat “met het groeiende gebruik van e-handtekeningen onder de huidige omstandigheden, deze werkwijze waarschijnlijk blijft bestaan als het leven weer terugkeert naar normaal en kantoren weer opengaan”. 

Bedrijfsadviesbureau Forrester constateert dat bedrijven jaarlijks 22.000 uur bespaarden door elektronische handtekeningen te gebruiken. Volgens Forbes kunnen bedrijven zo 70 tot 80% efficiënter werken dan wanneer ze alleen fysieke handtekeningen accepteren. Hoog tijd om te ontdekken wat elektronische handtekeningen voor uw bedrijf kunnen betekenen. 

De elektronische handtekening is in opmars nu onze levens zich steeds meer online afspelen. Allied Market Research geeft aan dat de markt van elektronische handtekeningen in 2015 wereldwijd een waarde had van 517 miljoen Amerikaanse dollar. En dat dit toe zal nemen tot 3,5 biljard Amerikaanse dollar in 2022. Een onderzoek door Markets And Markets voorspelt dat de Europese markt de sterkste groei zal laten zien. ‘De digitale handtekening krijgt in Europa veel aandacht. Dit wordt verder benadrukt door strenge regelgeving vanuit de overheid,’ aldus het onderzoek. 

Voordelen van elektronische handtekeningen

Het gebruik van elektronische handtekeningen heeft talloze voordelen ten opzichte van handgeschreven handtekeningen. Hieronder staan een aantal redenen waarom u voor het gebruik van e-handtekeningen zou kunnen kiezen.

Eenvoudig en makkelijk te gebruiken

Het is eenvoudig om ondertekeningsverzoeken via uw document- of CRM-systeem te versturen. Klanten kunnen makkelijk, snel en zonder gedoe tekenen via hun pc, tablet of smartphone. Het downloaden van software is niet nodig. Ze openen het document en kunnen het met een muisklik ondertekenen. 

Tijdbesparend

U kunt uw documenten binnen tien minuten ondertekend retour hebben. Zelfs als uw klanten zich aan de andere kant van de wereld bevinden. U verdoet geen tijd met wachten op fysieke documenten die per post heen en weer gestuurd worden. U hoeft geen fax- of e-mailberichten meer af te drukken, te ondertekenen, opnieuw in te scannen en te verzenden. Het gebeurt allemaal online in een helder en effectief proces. Dit verhoogt de productiviteit bij u op kantoor.

Voldoet aan de eisen

U ontvangt bij iedere handtekening een transactiebon met daarop de audit trail van uw proces. Hiermee kunt u van elke transactie de elektronische authenticatie bewijzen.

Beveiliging

Elke ondertekenaar wordt elektronisch geïdentificeerd. U weet dus zeker dat elke transactie authentiek is. U weet wie het document ondertekend heeft, maar ook waar en wanneer dat is gebeurd. Dat is veel betrouwbaarder dan een handgeschreven handtekening. 

Kostenbesparing

Het verzenden van talloze papieren documenten kan veel geld kosten. Denk aan de kosten van papier en inkt, afdrukkosten, enveloppen, portokosten en de tijd van de medewerkers die de documenten moeten versturen en ontvangen. Een geautomatiseerd systeem dat om een elektronische handtekening verzoekt, is veel voordeliger. 

Geoptimaliseerd voor diverse regelgevingen

Regels voor het gebruik van elektronische handtekeningen zijn overal ter wereld weer anders. Maar een systeem als Signhost van Evidos is flexibel genoeg om zich aan te passen aan de verschillende lokale regels. Met het juiste systeem bent u er zeker van dat uw ondertekende document geldig is, waar u of uw klant zich ook bevindt. 

Verbetert de klantervaring

Een sneller en efficiënter systeem is niet alleen fijn voor uw werknemers. Ook voor uw klant werkt het soepeler. Als het proces van nakijken en ondertekenen van documenten makkelijker en sneller verloopt, is dat goed voor de klantervaring. En dat zorgt ervoor dat uw bedrijf een positieve indruk achterlaat. 

Het verschil tussen een digitale en een elektronische handtekening

Hoewel mensen de termen ‘digitale handtekening’ en ‘elektronische handtekening’ vaak door elkaar gebruiken, zijn het wel echt twee verschillende begrippen. Hieronder staat het belangrijkste verschil.

Type handtekening Eigenschappen
Elektronisch Een merkteken dat als een handtekening op een elektronisch document wordt gezet. Net zoals u met pen een handtekening zou zetten op een fysiek formulier om de inhoud te bevestigen of te accepteren. 
Digitaal Er wordt een uniek digitaal merkteken geplaatst, dat verbonden is aan de identificatie van de persoon die ondertekent. Dit bewijst dat de ondertekenaar ook daadwerkelijk die persoon is die hij zegt te zijn. Dit wordt ondersteund door een vorm van identificatie, zoals een paspoort-selfie check, IP-adres of publieke sleutelinfrastructuur (PKI). 

 

Soorten elektronische handtekeningen

Er zijn drie verschillende soorten elektronische handtekeningen. Elk type wordt in andere situaties toegepast. Dat hangt af van het vereiste veiligheids- en verificatieniveau. Hieronder vindt u een basisrichtlijn voor de drie verschillende varianten.

1. Gewone elektronische handtekening (SES)

Ook basis elektronische handtekening genoemd. Dit is elke handtekening die gebruikt wordt om bevestiging of acceptatie van de documentinhoud aan te geven. Dat kan op allerlei manieren. Denk aan het aanklikken van een knop met “Ik ga akkoord”, het tekenen en opslaan van een handtekening in een computerprogramma of een handgeschreven handtekening die is ingescand en geüpload naar uw apparaat. 

Gebruik dit type als het niet essentieel is om de identiteit van de persoon die het document ondertekent te verifiëren. 

2. Geavanceerde elektronische handtekening (AES)

Deze handtekening biedt meer veiligheid, omdat u de identiteit van de ondertekenaar kunt controleren. U hoeft de identiteit echter niet te kunnen garanderen. U moet ervoor zorgen dat niemand de inhoud van het document kan veranderen als het eenmaal met een AES ondertekend is.

U moet een device voor het veilig aanmaken van handtekeningen (SSCD) gebruiken om een AES voor een document te kunnen accepteren. 

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)

Ook wel een onweerlegbare elektronische handtekening genoemd. Deze elektronische handtekening heeft dezelfde waarde als een traditionele handgeschreven handtekening op een document. Hij heeft binnen de EU een speciale status. Bij geschillen moet de persoon die twijfelt aan de rechtsgeldigheid van de handtekening zelf bewijzen dat die niet geldig is. Met een SES of AES ligt de bewijslast bij de partij die om de handtekening heeft gevraagd. 

Om een QES te af te geven moet de identiteit van de ondertekenaar op een toegestane manier worden geverifieerd. Bijvoorbeeld in een persoonlijke of (onder bepaalde voorwaarden) virtuele ontmoeting. Daarnaast moet meervoudige authenticatie worden toegepast.

U moet een device voor het veilig aanmaken van gekwalificeerde handtekeningen (QSCD) gebruiken om een QES voor een document te kunnen accepteren.  

Is een elektronische handtekening rechtsgeldig?

Elektronische handtekeningen zijn wereldwijd in veel landen rechtsgeldig. Hieronder vallen alle EU-lidstaten, het VK en de VS. Per land gelden er uiteenlopende voorschriften over welke soorten documenten elektronisch ondertekend kunnen worden. 

  • De Europese Unie werkt sinds 2016 met de eIDAS-verordening. Die maakt dat een digitale handtekening rechtsgeldig en afdwingbaar is.
  • In het VK zijn elektronische handtekeningen toegestaan sinds de Electronic Communication Act 2000. Ook hebben zij de eIDAS-verordening in 2016 goedgekeurd, toen ze nog lid waren van de EU. De Law Commision bevestigde in 2018 dat bedrijven digitale handtekeningen rechtsgeldig konden gebruiken. 
  • De Amerikaanse ESIGN-wet werd in 2000 ondertekend. Het voorzag in “een algemene regel van validiteit voor elektronische dossiers en handtekeningen voor transacties betreffende interstatelijke of buitenlandse handel.”

Daarnaast kent elk land andere manieren van identificatie en elektronische ondertekening. Daarom is het belangrijk om te kiezen voor een systeem voor elektronische handtekeningen dat de meest recente methodes ondersteunt. Zoe voldoet u aan de eisen die in de betreffende jurisdictie aan ondertekenings- en identificatiemethodes worden gesteld. 

De eIDAS-verordening

De eIDAS-verordening werd in 2016 van kracht. Het doel was om elektronische transacties binnen de unie makkelijker te maken. De verordening verving de Richtlijn inzake e-handtekeningen. eIDAS staat voor electronic IDentification, Authentication and trust Services (elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten). Ze ziet op het gebruik van elektronische handtekeningen en de middelen om die veiliger en eenvoudiger te maken. 

Met eIDAS kunnen burgers en bedrijven binnen de EU het elektronische identificatiesysteem van hun eigen land gebruiken om elektronische transacties in andere lidstaten te doen. Het garandeert ook dat elektronisch ondertekende documenten uit verschillende EU-landen dezelfde juridische status hebben als een fysiek document met een handgeschreven handtekening zouden hebben. 

De verordening onderscheidt verschillende betrouwbaarheidsniveaus: SES, AES en QES. eIDAS stelt dat QES, afgegeven door een leverancier van vertrouwensdiensten (TSP), de meest betrouwbare vorm van elektronisch ondertekenen is. Een QES, die voldoet aan de specificaties van de verordening en waarin de digitale identiteit van de ondertekenaar is verwerkt, wordt minder snel geweigerd dan een minder beveiligde handtekeningsoort. 

De richtlijn geldt in de EU. Lidstaten kunnen echter wel zelf bepalen welke transacties met een elektronische handtekening afgesloten kunnen worden.  

Een elektronische handtekening maken

Heeft u een gewone elektronische handtekening, geavanceerde elektronische handtekening of gekwalificeerde elektronische handtekening nodig? Lees dan snel verder hoe u die kunt aanmaken.

Een SES aanmaken

Er zijn verschillende manieren om een gewone elektronische handtekening aan te maken. Dit wordt het meest gebruikt:

  1. Teken uit de vrije hand uw handtekening in Paint of een soortgelijk programma. Of scan een kopie van uw met pen geschreven handtekening. U kunt ook een foto van uw handtekening maken of uw naam typen in uw favoriete lettertype. 
  2. Sla uw handtekening als bestand op op uw telefoon, tablet of pc.

Een AES aanmaken

Er zijn een aantal voorwaarden waaraan u moet voldoen om een geavanceerde elektronische handtekening te kunnen aanmaken. 

  1. U moet de ondertekenaar middels een SSCD rechtstreeks en specifiek kunnen verbinden aan de handtekening.
  2. De ondertekenaar heeft volledige controle over de handtekening via publieke sleutelinfrastructuur (PKI) protocollen.
  3. De handtekening is verbonden aan het document. Na de ondertekening door de ontvanger kunnen er geen veranderingen meer aangebracht worden. U kunt een AES aanmaken via een website die deze dienst verleent.

Een QES aanmaken

Om een gekwalificeerde elektronische handtekening te maken moet aan alle vereisten van een geavanceerde elektronische handtekening voldoen. Bovendien doorloopt u een aantal extra stappen om de gekwalificeerde status te krijgen.

  1. Gebruik een QSCD om een gekwalificeerd digitaal certificaat te genereren.
  2. Een door de plaatselijke overheid gekwalificeerde leverancier van vertrouwensdiensten moet de aanmaakdata beheren. Dit in verband met de vertrouwelijkheid, uniciteit en om vervalsing van de data te voorkomen. Binnen de EU kunt u alleen gebruik maken van de TSP’s die op de EU vertrouwenslijst staan. 
  3. Gebruik de meest recente onderteken- en identificatiemethodes die gelden in de betreffende landen. We hebben een lijst gemaakt van de methoden die in 12 Europese landen geaccepteerd worden.

Een document online ondertekenen

Als u een document ter ondertekening ontvangt, is het proces eigenlijk heel eenvoudig. Ondanks alle geavanceerde techniek die op de achtergrond draait om de uniciteit en vertrouwelijkheid van de data en PKI te waarborgen. Zo werkt het met Signhost van Evidos: 

  1. U ontvangt het ondertekeningsverzoek. Dat verzoek leidt u naar een pagina op de bedrijfswebsite om het document te bekijken. Het document kan ook aan een e-mail zijn toegevoegd. 
  2. Lees het document door en zoek het gedeelte waar de handtekening geplaatst moet worden
  3. Het programma vraagt u om zich te identificeren. Dat gebeurt met een identificatiemethode die in uw regio is toegestaan en past bij het benodigde betrouwbaarheidsniveau van de handtekening. Het bedrijf kan het aantal toegestane mogelijkheden in uw jurisdictie verkleinen. Dit is afhankelijk van welke mogelijkheid de voorkeur heeft. Sommige opties werken met een paspoort selfie-check, IP-adres, e-mail, apps als iDEAL of iDIN, en authenticatiemethodes van derden, zoals PKI, DigiD of eHerkenning. 
  4. Typ uw naam in het kleine veld en teken daarna uw handtekening in het grote veld.
  5. Klik op ‘Ondertekenen’ en u ontvangt een bericht dat u het document succesvol hebt ondertekend. 

Voorbeelden van elektronische handtekeningen

Hier volgen enkele voorbeelden van situaties waarin elektronische handtekeningen uw bedrijfsprocessen enorm kunnen verbeteren. 

Aannemen van personeel 

Een nieuwe baan kan een overweldigende ervaring zijn. Dat wordt alleen maar erger wanneer u stapels papieren door moet lezen en moet ondertekenen. Denk bijvoorbeeld aan alle formulieren die u tijdens het aannameproces moet invullen:

  • Arbeidsovereenkomst
  • Veiligheids- en gezondheidsdocumenten
  • Gedragscode
  • Toestemming voor antecententonderzoek
  • Documenten voor het bedrijfspensioen

Het is voor de nieuwe werknemer niet alleen lastig om overzicht te houden op het papierwerk. Ook het juiste formulier na ondertekening op de juiste afdeling zien te krijgen kan voor veel problemen zorgen. 

Door de documentatie- en ondertekeningsverplichtingen online af te handelen ontvangt elke afdeling de juiste bevestiging. En de werknemer houdt door de eenvoudige digitale workflow de eerste dag een opgeruimd bureau. Daarnaast staan alle ondertekende documenten meteen in een digitaal dossier. 

Klantcontracten

Klanten verlangen gemak. De traditie om hen op een bepaalde plaats op een bepaalde tijd te ontmoeten om een contract te ondertekenen of een overeenkomst te sluiten, zijn vaak dealbrekers. Dat geldt ook wanneer u een klant vraagt om te wachten tot het document in de bus valt, het te ondertekenen, een envelop van de juiste afmetingen te zoeken, een postzegel te kopen en naar de brievenbus te lopen. Dat is enorm onhandig. 

We leven steeds sneller en deze praktijken lijken uit de middeleeuwen te stammen. Het staat in schril contrast tot het eenvoudig online van kopen van producten. 

Of u nu makelaar bent of verhuurbemiddelaar, bank, autoverkoper of telefoonverkoper. Of u een reisbureau hebt, verzekeraar bent of een ander bedrijf waar klanten contracten moeten ondertekenen: elektronische handtekeningen maken de kans dat u een overeenkomst bereikt veel groter. De klant kan het document op de eigen telefoon lezen, zijn identiteit verifiëren en binnen een paar minuten zijn handtekening zetten. Waar ter wereld hij zich ook bevindt. 

Logistieke systemen

Logistieke systemen kunnen extreem tijdgevoelig zijn. Producten moeten op de juiste tijd aankomen. Nadat er ruimte is gemaakt om ze op te slaan, maar vlak voordat u ze nodig hebt. Vertraging door een contract dat bij de post kwijt is geraakt of dagenlang op een stapel ongeopende post op een bureau ligt, kan een domino-effect hebben op de timing van een project. Dat kan extra kosten met zich meebrengen. Dat kan allemaal worden voorkomen door gebruik te maken van elektronische handtekeningen. 

Als er meerdere partijen bij betrokken zijn, kunt u ervoor zorgen dat de zaken soepel verlopen door documenten meteen te versturen, bij te houden wanneer ze worden getekend en eventueel herinneringen te versturen.

Niemand hoeft naar een andere locatie te reizen om een document persoonlijk te ondertekenen. Ze kunnen allemaal hun taak van achter hun bureau doen en doorgaan met hun aandeel in de keten. 

Daarnaast maakt de mogelijkheid om documentatie snel te ondertekenen en te versturen u helpen flexibeler. Zo kunt u uw voordeel doen met goede prijzen, voordat die stijgen. Het is bij audits ook handig als alle logistieke processen waarbij u betrokken in een handig archiefsysteem in de cloud worden opgeslagen. In plaats van u door enorme stapels papierwerk te worstelen om auditors tevreden te stellen, kunt u eenvoudig de benodigde documenten opzoeken in uw systeem voor elektronische handtekeningen. 

Contactloos zakendoen

Nu de wereld nog steeds in de greep is van de coronapandemie is de mogelijkheid zonder onnodig contact zaken te kunnen doen van onschatbare waarde. Het is niet meer nodig om naar een ander land of continent te reizen om een contract te ondertekenen. En daarbij het risico te lopen dat u besmet raakt of het virus verspreidt. In plaats daarvan kunt u de zaken veilig en vertrouwd regelen vanaf uw eigen werkplek. 

Een ander voordeel is dat u geen gebruik hoeft te maken van gezamenlijke kantoorapparatuur als printers, faxen en scanners. Die zouden het virus namelijk kunnen verspreiden als een besmet persoon ze voor u heeft gebruikt. 

Veelgestelde vragen

Wat geldt als een elektronische handtekening?

Heel eenvoudig. Een elektronische handtekening is alles wat aangeeft dat de gebruiker de inhoud van een digitaal document accepteert, erkent of aanvaardt. 

Hoe ziet een elektronische handtekening eruit? 

Dat kan bijvoorbeeld een getypt symbool, woord of naam zijn. Of een klik op een knop met ‘Ik ga akkoord’ of iets dergelijks. Maar ook een gescande, gefotografeerde of digitaal getekende weergave van een handgeschreven handtekening. Soms wordt een combinatie van cijfers gebruikt, zoals de pincode voor bankzaken. 

Welke type authenticatie is nodig voor de verschillend documenten?

Het benodigde authenticatieniveau wordt vaak bepaald door het bedrijf zelf. Het kan echter ook afhangen zijn van de wetgeving in het betreffende land. 

De algemene regel is: hoe belangrijker het document, hoe strenger de authenticatie. Het tekenen voor een pakketje op de PDA van een pakketbezorger is bijvoorbeeld een gewone elektronische handtekening. De bezorger hoeft uw identiteit niet te controleren of authentiseren. Maar als u een deal  van € 100.000 sluit, heeft u een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig. Daarmee kunt u de identiteit van de ander zowel controleren als authentiseren. 

Houd steeds het volgende in uw achterhoofd. Bij een gewone of geavanceerde elektronische handtekening moet degene die om de handtekening heeft gevraagd bewijzen dat de juiste persoon heeft getekend, wanneer daar in de toekomst discussie over ontstaat. Als de ondertekenaar zegt dat hij een gekwalificeerde elektronische handtekening niet heeft gemaakt, ligt de bewijslast bij de ondertekenaar. Dit typeert de bescherming die een QES uw bedrijf geeft. 

Zijn sommige handtekeningen rechtsgeldiger dan andere?

Tenzij u kunt bewijzen dat de ondertekenaar inderdaad de SES of AES heeft aangemaakt, bestaat de kans dat een contract ongeldig wordt verklaard wanneer men beweert dat men niet met de overeenkomst heeft ingestemd. Een QES blijft bij een rechtszaak altijd overeind.

Is het veilig om een elektronische handtekening te gebruiken om documenten te ondertekenen?

Als u een QES gebruikt kunt u de veiligheid van de elektronische handtekening garanderen. De handtekening is met een PKI of soortgelijke authenticatiemethode uitsluitend aan de ondertekenaar gekoppeld. De leverancier van vertrouwensdiensten staat in voor versleuteling, houd de informatie vertrouwelijk en voorkomt fraude. 

De ondertekenaar moet zijn of haar identiteit verifiëren en authentiseren. Daarnaast is er is een audit trail die bewijst welke stappen u heeft gezet om er zeker van te zijn dat de persoon die het document ondertekende de juiste persoon was. 

Is een e-mailhandtekening rechtsgeldig?

Een e-mailhandtekening is feitelijk een gewone elektronische handtekening volgens eIDAS-begrippen. Er staan geen vaste regels in de verordening die een e-mailhandtekening rechtsgeldig maken. Het is wel mogelijk om zo’n handtekening aan de rechtbank voor te leggen. Elk stuk tekst dat een persoon specifiek definieert, waaronder een e-mailhandtekening, kan in een rechtszaak als bewijs worden gebruikt. Maar het is aan de eisende partij om aan te tonen dat de e-mailhandtekening daadwerkelijk door de eigenaar van het e-mailaccount werd gezet.                                                                  

Conclusie

Er zijn veel verschillende soorten elektronische handtekeningen. Het kan variëren van iets simpels als een vinkje of knop bij de voorwaarden van een website tot een handtekening die een miljoenenproject van start laat gaan. Weet welke type elektronische handtekening u kunt gebruiken. Dat is essentieel om aan de regelgeving te voldoen en veilig te handelen. 

U weet nu wat een elektronische handtekening is. Daardoor begrijpt u nu beter hoe een ondertekendienst als Signhost u kan helpen. Signhost blijft up-to-date met de nieuwste verificatievoorschriften voor de belangrijkste landen. Bovendien biedt het u de mogelijkheid om verschillende identificatiemethoden te gebruiken. Het werkt naadloos als u zaken doet met andere landen en zorgt voor een transactiebon met audit trail voor iedere handtekening. Probeer Signhost gratis uit en ontdek hoe het uw processen ingrijpend kan verbeteren. 

Meer lezen?

 

Share This