In 2020 streefde Europa Azië voorbij als continent met de meeste fraude-aanvallen. 40% van deze aanvallen werd uitgevoerd door mensen, niet door robots. En in 22,5% van die gevallen ging het om nep-accounts. 

Dit geeft wel aan waarom online documentverificatie tegenwoordig voor ieder bedrijf enorm belangrijk is. Als u klanten deugdelijk kunt accepteren, bespaart u tijd en geld. Bovendien voorkomt u daarmee dat uw bedrijf wordt gebruikt voor witwassen, financiering van terrorisme en andere criminele activiteiten.

In het Nederlandse betalingsverkeer bedroeg de schade als gevolg van phishing en telefonische spoofing in 2020, € 39,5 miljoen. € 12,8 miljoen was het gevolg van phishing. € 26,7 miljoen was het gevolg van nummerspoofing. Bij beide soorten fraude gebruiken criminelen valse of gestolen identiteitsgegevens om accounts op naam van hun slachtoffers te openen of zich er toegang toe te verschaffen. 

In dit artikel leggen we uit wat online documentverificatie is, hoe het werkt en waarom het voor moderne bedrijven zo belangrijk is. 

Wat is online documentverificatie?

Online documentverificatie is een systeem waarmee uw klanten hun identiteitsbewijs digitaal kunnen aanleveren. Dit wordt gebruikt om onafhankelijk bewijs te verkrijgen dat de klant daadwerkelijk is wie hij beweert te zijn. En dat het gebruikte legitimatiebewijs geldig is. 

Veel sectoren maken er al gebruik van. Denk aan banken, de luchtvaart en e-commerce. Bedrijven verifiëren er tijdens het acceptatietraject de identiteit van hun klanten mee. Dit helpt in de strijd tegen fraude en witwassen. Er is immers hard bewijs van de identiteit van de rekeninghouder. 

Over het algemeen wordt iemands identiteit geverifieerd met behulp van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. 

Voordelen van online documentverificatie voor bedrijven

Minimaliseren van de kans op fraude

Het internet heeft onze levens op allerlei manieren verrijkt. Het heeft echter ook een aantal problemen met zich meegebracht. We kunnen tegenwoordig bijvoorbeeld op afstand een bankrekening openen. Dat maakt een bank gevoeliger voor fraude door criminelen met valse of gestolen identiteiten. Online documentverificatie maakt het gebruik van vervalsingen veel moeilijker. En dat maakt uw bedrijf – en de maatschappij als geheel – veiliger. 

Herleiden van de ondertekenaar

Is vastgesteld dat degene die de rekening geopend of het contract ondertekend heeft is wie hij zegt te zijn? Dan kunt u eventuele illegale activiteiten met zekerheid naar die persoon terug herleiden. Er wordt een audit trail aangemaakt van de elektronische identificatie (eID) die specifiek voor de transactie is gebruikt. Deze kan worden overgedragen aan de onderzoekende autoriteiten. 

Volledig voldoen aan regelgeving

Over de hele wereld proberen overheden fraude, witwassen en andere financiële misdaden hard aan te pakken. De regelgeving in alle belangrijke rechtsgebieden wordt dan ook steeds strenger. Het correct identificeren van klanten maakt onderdeel uit van uw ken-uw-klant-proces en uw CDD-verplichtingen. Om daar volledig aan te voldoen, kunt u het best online documentverificatie inzetten. 

Verbeteren van de operationele efficiency

Het consultancy-bedrijf Oliver Wyman ontdekte dat het banken gemiddeld 90 tot 120 dagen kost om zakelijke klanten te accepteren. Gedurende dit tijdrovende proces is het afbreukrisico reëel. En dat kan bedrijven veel geld kosten. Als u de identiteit eenvoudig en op afstand kunt verifiëren met een online verificatietool, scheelt dat tijd en moeite. De klant hoeft de documenten immers niet meer in te scannen en te versturen of ze persoonlijk te laten zien. Deze extra efficiency verkort de doorlooptijd van het acceptatietraject. Bovendien bespaart het klanten veel moeite, wat de kans verkleint dat een klant er alsnog van afziet. 

Wereldwijd zakendoen

Dankzij moderne technieken kunnen we op elk moment van de dag met mensen aan de andere kant van de wereld praten. Het is dus logisch om ook op een soepele en intuïtieve manier met al deze mensen zaken te kunnen doen. U hoeft de fysieke documenten niet langer met eigen ogen te zien. Er staat u dus minder in de weg om buitenlandse klanten aan te nemen. U verifieert hun identiteitsbewijs gewoon in real time online. 

Hiervoor kunt u een tool als ID Proof van Evidos gebruiken. ID Proof wordt continu geüpdatet, zodat het altijd de nieuwste onderteken- en identificatiesystemen van de belangrijkste markten ondersteunt. Dat betekent dat u altijd klaar bent om met nieuwe klanten in zee te gaan. Waar ter wereld ze zich ook bevinden. 

Bescherming van uw reputatie

U wilt uw reputatie natuurlijk graag behouden of zelfs verbeteren. Dan is het goed om te kunnen laten zien dat u serieus werk maakt van het identificeren van de mensen met wie u werkt. Klanten willen zeker weten dat ze met betrouwbare online bedrijven werken, die hun veiligheid hoog in het vaandel hebben. Online documentverificatie kan precies die zekerheid bieden waar potentiële klanten soms naar op zoek zijn. 

Voorbeelden van gebruiksmomenten 

  • Voor het openen van een bankrekening moet u er 100% zeker van zijn dat de aanvrager is wie hij zegt te zijn. Wereldwijd eisen toezichthouders van financiële instellingen dat ze de identiteit van klanten verifiëren. Digitaal gaat dat het snelst en het makkelijkst. Op deze manier voert u deze checks met de best mogelijke klantervaring uit. 
  • Bij het voeren van sollicitatiegesprekken wilt u geen kostbare tijd verspillen aan het controleren van de identiteit en achtergrond van sollicitanten. U concentreert zich liever op de vragen die u echt verder helpen bij het bepalen of iemand een waardevolle aanwinst voor uw team zou kunnen zijn. Met online documentverificatie controleert u de identiteit meteen. 
  • Online diensten kunnen ook profiteren van documentverificatie. Airbnb, de online marktplaats voor de verhuur van vakantiehuizen, maakt ook gebruik van documentverificatie. Klanten moeten daar eerst aan voldoen, voordat ze op dit platform kunnen kopen of verkopen. Dat biedt de klanten vertrouwen, omdat ze weten dat de verhuurders zijn doorgelicht. Maar ook andersom: de verhuurders weten zeker dat het bedrijf de klanten kan terugvinden als ze hun eigendommen beschadigen. 

Hoe werkt het online documentverificatieproces?

Stel, u werkt met een identiteitsverificatiesysteem als ID Proof van Evidos. Dan gaat het online verifiëren van identiteitsbewijzen als volgt in zijn werk:

  1. Uw klant identificeert zichzelf in het programma met behulp van bijvoorbeeld een bankpas, identiteitskaart of een elektronisch ID. Ook kan de klant een paspoortselfie maken. Ze maken dan een foto van hun paspoort en vervolgens een selfie, om aan te tonen dat het paspoort van hen is.
  2. U bepaalt welke gegevens van het gebruikte eID u wilt ontvangen. Dat betekent dat u geen data opslaat die u niet nodig heeft. Daarmee voldoet u in de EU en het VK aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
  3. ID Proof maakt een identificatiebestand aan. Daarin staan de details van het verkregen onafhankelijke bewijs. Dit bewijst dat u aan de wettelijke verplichtingen van uw regio heeft voldaan.
  4. U weet nu dat de identiteit van de klant klopt, dus u kunt met hem in zee. 

In deze video wordt dit nog verder uitgelegd. 

Regelgeving en normen op het gebied van identiteitsverificatie

Regio

Regelgeving en normen

EU

  • De eIDAS-verordening standaardiseert de aan eID’s gestelde eisen. Daaronder vallen ook identiteitsverificatie en elektronische handtekeningen. Die kunnen in een rechtszaak zelfs gebruikt worden om de identiteit van de ondertekenaar te bewijzen. 
  • Er bestaan plannen voor een EU-brede digitale identiteit voor alle inwoners. Het voorgestelde Europese eID wordt dan een soort virtuele portefeuille. Inwoners kunnen daarmee in allerlei situaties eenvoudig hun identiteit aantonen. 

VK

VS

Veelgestelde vragen

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

In de VS kan een digitale handtekening verwijzen naar zowel een geavanceerde als een gekwalificeerde elektronische handtekening. In de EU wordt onder een digitale handtekening een handtekening verstaan die aangemaakt is met een systeem dat gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) genereert. Dit is de veiligste e-handtekening. In beide gebieden (en in het VK en andere regio’s) is een digitale of elektronische handtekening rechtsgeldig. Er zijn echter verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Dat hangt af van het gebruikte type handtekening: SES, AES of QES. In ons blog over de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen leest u hier meer over. 

Hoe worden elektronische handtekeningen geverifieerd?

De manier waarop een e-handtekening wordt geverifieerd, hangt af van het type handtekening. In de EU wordt een gewone elektronische handtekening (SES) helemaal niet geverifieerd. Bij een geavanceerde elektronische handtekening (AES) wordt een middel voor het veilig aanmaken van handtekeningen (SSCD) gebruikt om de ondertekenaar te identificeren. Om een QES aan te maken, moet de ondertekenaar op een goedgekeurde manier worden geïdentificeerd. Bijvoorbeeld in een persoonlijk gesprek of – onder bepaalde voorwaarden – in een online gesprek. Daarnaast moet meervoudige authenticatie worden toegepast. 

Om een QES op een document te kunnen accepteren, moet een middel voor het aanmaken van gekwalificeerde handtekeningen worden gebruikt. Lees hier meer over in dit blog over e-handtekeningen

Conclusie

Het gebruik van online documentverificatie heeft allerlei grote voordelen. Het is daarom zeer verstandig om dit ook bij uw bedrijf te implementeren. Met deze technologie bespaart u geld, verbetert u de gebruikservaring en voorkomt u identiteitsfraude. Ook voldoet u hiermee aan de anti-witwasregelgeving. En last but not least: het gebruik van zo’n veilig systeem is goed voor uw reputatie. 

Een tool als ID Proof is eenvoudig in uw bestaande systemen te integreren. Zo weet u zeker dat de in het acceptatieproces gebruikte identiteitsbewijzen geldig zijn. Neem contact met ons op als u meer wilt weten over ID Proof en wat het voor uw bedrijf kan doen.

Meer lezen?

Share This