Criminelen gebruiken vaak ingewikkelde eigendomsconstructies. Zo wassen ze illegaal verkregen geld via schijnbaar legale bedrijven wit. Om dit tegen te gaan heeft de EU geprobeerd de kwestie van de herkomst van het vermogen van een organisatie via een reeks anti-witwasrichtlijnen te reguleren. 

Het achterhalen van de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van een bedrijf is nu een van de belangrijkste wapens in de strijd tegen witwassen. Het is de verantwoordelijkheid van banken, gemeentes, wervingsbureaus en andere grote organisaties om de UBO’s te verifiëren. Dit maakt onderdeel uit van hun anti-witwas- en ken-uw-klant-controles op hun klanten.

De vijfde anti-witwasrichtlijn verplicht EU-lidstaten expliciet een openbaar register bij te houden van de UBO’s van de bedrijven in hun land. Niet alle landen voldoen hier echter al aan. De deadline voor het omzetten van deze eis in nationale wetgeving was januari 2020. In mei 2021 hadden drie EU-landen (Hongarije, Italië en Litouwen) echter nog steeds helemaal geen register. Zes lidstaten (Cyprus, Tsjechië, Finland, Griekenland, Roemenië en Spanje) hebben alleen afgeschermde registers. En een aantal landen kent allerlei belemmeringen die het uitvoeren van zoekopdrachten lastig maken. Bijvoorbeeld: 

  • in Zweden moet je op de exacte naam van de organisatie zoeken;
  • in Bulgarije kun je de database alleen in cyrillisch schrift doorzoeken; 
  • in België kunnen alleen Belgische staatsburgers of buitenlanders met Belgisch fiscaal nummer de lijst doorzoeken.

Dat maakt de klus veel ingewikkelder. Maar ondanks de belemmeringen moet u nog steeds laten zien dat u aan uw anti-witwas- en ken-uw-klant-verplichtingen heeft voldaan. 

Er is echter ook goed nieuws. In juni 2021 hebben de ministers van financiën van de G7-landen afgesproken dat ze de registratie van UBO’s in hun land gaan verbeteren. Hieronder vallen Duitsland, Frankrijk en Italië individueel, maar ook de EU als geheel. Dit zou de openbare registers overal moeten verbeteren. 

In dit artikelen gaan we op zoek naar de beste manier om UBO’s te verifiëren. Ook kijken we hoe u met compliance moet omgaan en wat de risico’s zijn als u niet aan de regelgeving voldoet. Kortom: alles wat u moet weten over UBO-verificatie. 

Wat zijn uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s)?

De Financial Action Task Force (FATF) definieert een uiteindelijk belanghebbende als volgt: “de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of de uiteindelijke zeggenschap heeft over een klant en/of de natuurlijke persoon namens wie een transactie wordt uitgevoerd. Hieronder vallen ook degenen die in de praktijk uiteindelijk gezag hebben over een rechtspersoon of regeling.”

De exacte grens voor registratie in de diverse UBO-registers varieert. Over het algemeen geldt in de EU echter dat iemand in zo’n register wordt opgenomen als hij of zij 25% of meer van de beschikbare aandelen bezit. De exacte parameters voor individuele landen kunt u vinden in het KPMG-rapport over UBO-informatieverplichtingen

U moet achterhalen wie de UBO van een klant is. Informatie over degene die zeggenschap heeft over een bedrijf helpt u het risico inschatten dat de organisatie wordt gebruikt voor witwassen of financiering van terrorisme. 

UBO-compliance

De organisaties die een UBO-screening moeten uitvoeren bij de acceptatie van nieuwe klanten en tijdens het monitoren van de activiteiten van bestaande klanten worden “meldingsplichtige entiteiten” genoemd. Over het algemeen zijn ze actief in branches waarin grote bedragen omgaan. Die branches zijn namelijk interessant voor criminelen die geld willen witwassen of terrorisme willen financieren. Denk bijvoorbeeld aan: 

  • banken en andere financiële instellingen
  • makelaars
  • investeringsmaatschappijen
  • accountants en auditors
  • belastingadviseurs
  • gokbedrijven
  • veilingmeesters 
  • pandjesbazen
  • handelaars in waardevolle goederen, waarbij contante transacties van € 10.000 of meer worden uitgevoerd
  • juridische professionals die financiële transacties of transacties in onroerend goed faciliteren
  • juridische professionals die anderen bedrijven of partnerschappen helpen opzetten of hen aan een geregistreerd vestigings- of postadres helpen. 

Internationale UBO-normen

In verschillende rechtsgebieden worden UBO’s verschillend behandeld. Hier volgt een aantal voorbeelden van over de hele wereld: 

Rechtsgebied UBO-normen
Europese Unie In de EU is een UBO over het algemeen iemand die 25% of meer van de aandelen of het stemrecht van een organisatie bezit. Als daar niemand aan voldoet, worden de topmanagers als UBO beschouwd. Volgens de vijfde anti-witwasrichtlijn moet de organisatie in het nationale UBO-register van het betreffende land worden opgenomen. Dat register moet ook met andere lidstaten worden gedeeld. 
Verenigd Koninkrijk Het VK heeft het grootste deel van de Europese vijfde anti-witwasrichtlijn na Brexit in nationale wetgeving omgezet. De richtlijn is de basis geweest voor de Money Laundering and Terrorist Financing (Amendment) Regulations 2019. De regering introduceerde haar eigen UBO-database in 2016. Die wordt het Persons of Significant Control Register genoemd. Onderdeel van het G7-akkoord is dat het VK ook heeft toegezegd een openbaar register te gaan opstellen van partijen met een buitenlandse nationaliteit die in het VK onroerend goed bezitten. 
Verenigde Staten

Volgens de Customer Due Diligence Final Rule moeten Amerikaanse financiële instellingen iedereen identificeren en verifiëren die meer dan 25% van een rechtspersoon bezit, voordat ze hem of haar als klant mogen accepteren. Dat is een van de vier kernverantwoordelijkheden van financiële instellingen in de strijd tegen witwassen. Ze moeten voor deze taken schriftelijke procedures ontwikkelen en bijhouden.

De VS zijn ook een eigen openbaar UBO-register aan het opzetten. 

Australië

Alle meldingsplichtige entiteiten (die zich bezighouden met financiën, gokken, ongemunt zilver en goud of cryptovaluta) moeten de UBO’s van hun klanten identificeren en verifiëren. Die informatie moeten ze vervolgens gebruiken voor het bepalen van een risicogerichte aanpak. Ze moeten ook de stappen vastleggen die ze hebben gezet om aan deze vereisten te voldoen. 

In Australië is een UBO iemand die voor minimaal 25% eigenaar is van een organisatie of zeggenschap heeft over de klant. Dat betekent dat hij of zij beslissingen neemt over de bedrijfsvoering en de financiën. Rechtstreeks of via trusts, regelingen of anderszins. 

UBO-verificatieproces

Het identificeren en verifiëren van UBO’s gebeurt in vijf stappen. Door het uitvoeren van deze stappen krijgt u een beter beeld van het risico dat de klant voor uw organisatie en haar reputatie vormt. 

1. Controleer de basisgegevens van de klant

Het identificeren van de klant en verifiëren van zijn identiteit is de eerste stap. Met deze gegevens kunt u vervolgens op zoek naar meer informatie om de risico’s in te kunnen schatten. 

  • Bij natuurlijke personen vraagt u de klant naar zijn naam, adres, telefoonnummers, e-mailadressen, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, ras en beroep. 
  • Bij rechtspersonen moet u de bedrijfsnaam, bedrijfsgegevens, managementstructuur, statuten en informatie over de oprichting verzamelen. 

Om deze informatie te verifiëren, moet u die controleren met behulp van betrouwbare, onafhankelijke bronnen. ID Proof is een tool die dit proces kan versnellen. Het levert u onafhankelijk bewijs. Hiermee kunt u aantonen dat u aan uw online identificatieverplichtingen heeft voldaan. Het is bovendien compatibel met de belangrijkste elektronische identificatiemethoden (e-ID’s) binnen en buiten Europa.

2. Analyseer de eigendomsstructuur van het bedrijf

Uw analisten moeten nu dieper in de eigendomsstructuur van het bedrijf duiken. Ze moeten erachter zien te komen hoe beslissingen worden genomen. Daarvoor moeten ze zowel direct als indirect eigenaarschap onderzoeken, van zowel natuurlijke als rechtspersonen. 

Het achterhalen van de eigenaar(s), kan een ingewikkeld proces zijn. Er moeten meerdere datasets worden uitgepluisd om een accurate analyse uit te voeren. Het is echter noodzakelijk om te weten welke partijen aandeelhouder zijn en hoe het besluitvormingsproces binnen het bedrijf verloopt. 

3. Stel vast wie de uiteindelijk belanghebbende is

Als u de bedrijfsstructuur eenmaal kent, kunt u nagaan wie de UBO’s zijn. Dat zijn mensen of organisaties die voor meer dan 25% eigenaar zijn van het bedrijf, of die controle uitoefenen over de genomen beslissingen. 

Soms spreekt het voor zich en zijn de UBO’s door het bedrijf ingeschreven in het openbare UBO-register van het betreffende land. Andere keren zult u meer moeite moeten doen om de waarheid te achterhalen. 

4. Voer uw anti-witwas- en ken-uw-klant-controles uit

Heeft u de benodigde informatie verzameld? Dan kunt u de CDD-controles gaan uitvoeren die nodig zijn om aan uw anti-witwas en ken-uw-klant-verplichtingen te voldoen. De bedrijfsstructuur en de identiteit van de UBO’s bepalen welk CDD-niveau er nodig is. 

Is de UBO bijvoorbeeld een politiek prominent persoon (PEP)? (Een PEP is iemand met een hoge functie, waardoor hij of zij vatbaarder is voor pogingen tot chantage, omkoping en corruptie.) Dan kiest u ervoor om een uitgebreid klantonderzoek (EDD) uit te voeren. Is de klant echter een lokale overheidsinstantie die haar eigen interne anti-witwasprocedures heeft, met een topmanager als UBO? Dan kun u misschien voor beperkt klantonderzoek (SDD) kiezen. 

5. Monitor de rekening

Voordat u een nieuwe klant accepteert, moet u een ken-uw-klant-controle uitvoeren. Maar u moet de rekening vervolgens ook blijven monitoren, zolang de klantrelatie bestaat. U moet ook de bedrijfsstructuur en de UBO’s blijven checken. 

Eigendomsstructuren kunnen soms ingewikkeld zijn. En de verhoudingen kunnen veranderen. Het kan dus zijn dat iemand soms wel en soms niet aan de voorwaarden voor registratie voldoet. Om compliant te zijn, moet u ervoor zorgen dat uw informatie altijd up-to-date is. Een UBO kan ook verhuizen naar een land met een hoger of lager risicoprofiel. Ook dit kan van invloed zijn op uw ken-uw-klant-maatregelen. 

Inschatten van het UBO-risico

Bij UBO’s wordt een risicogerichte benadering gehanteerd. Dat betekent dat u voor verschillende UBO’s verschillende procedures kunt volgen. Door uw analyse bent u in staat om de UBO in de juiste risicocategorie te plaatsen.

Laag risico

Voor de verificatie kan met eenvoudige controles worden volstaan. U bevestigt de identiteit door het uiterlijk te vergelijken met een officieel legitimatiebewijs. 

ID Proof kan dit voor u doen. ID Proof verifieert het ID met behulp van een methode die toegestaan is in het land van de klant. Dat kan een NFC-chip-lezer zijn, een paspoort- of identiteitskaart-selfie-check of een vergelijkbare online identificatiemethode. 

Gemiddeld tot hoog risico

Voor UBO’s bij wie de kans groter is dat ze te maken hebben met witwassen, financiering van terrorisme of andere criminele praktijken moet u strengere verificatiemethoden inzetten. 

Dan moet u bijvoorbeeld de herkomst van hun vermogen onderzoeken. En negatieve berichtgeving in de media. Zijn er rechtszaken, zowel nu als in het verleden? En hoeveel politieke invloed heeft men? 

U moet ook inzoomen op de aard van de klantrelatie die men met uw bedrijf aan wil gaan. Komt u tot de conclusie dat de klant een gemiddeld tot hoog risicoprofiel heeft? Dan is het verstandig om de rekening van de klant continu te monitoren. Dat geldt ook voor de eigendomsstructuur, de locatie van de UBO en andere factoren die van invloed zijn op het risicoprofiel. 

Veelgestelde vragen

Wie moeten er verplicht geregistreerd worden in het UBO-register?

Elke EU-lidstaat heeft net weer andere regels over wie er in het UBO-register moeten worden geregistreerd. Over het algemeen moeten bedrijven iedereen die meer dan 25% van het bedrijf bezit in het openbare UBO-register inschrijven van het land waar het bedrijf is gevestigd. 

Is UBO-screening verplicht?

UBO-screening is verplicht voor de eerdergenoemde meldingsplichtige entiteiten. Dat zijn vooral organisaties in de financiële sector of die te maken hebben met grote transacties. Zij moeten deze controles uitvoeren bij de acceptatie van nieuwe klanten. Maar ook daarna, zolang de zakelijke relatie bestaat. 

Hoe bereken ik het eigendomspercentage van een UBO?

De klant moet, als onderdeel van de verificatiecontroles, de benodigde informatie over de verdeling van het eigendom aanleveren.

Wat is het verschil tussen een belanghebbende en een uiteindelijk belanghebbende?

Een belanghebbende is iedereen die een aandeel heeft in een bedrijf. De uiteindelijk belanghebbende is iemand die meer dan 25% van de aandelen bezit, of op welke manier dan ook zeggenschap heeft over strategie en financiën. 

Conclusie

UBO-verificatie is niet eenvoudig. Maar het is nodig om de vereiste ken-uw-klant- en anti-witwasprocedures uit te kunnen voeren. U wilt er immers voor zorgen dat een klant uw organisatie niet gebruikt om geld wit te wassen. Het is heel fijn dat de G7 zich ertoe heeft verplicht om de openbare UBO-registers in orde te brengen. Samen met de vijfde anti-witwasrichtlijn zou dit tot nuttige UBO-lijsten moeten leiden, die eenvoudig door iedereen in alle EU-lidstaten te raadplegen zijn. Wilt u het verificatieproces versnellen? Probeer dan online identificatie met ID Proof

Meer lezen?

Share This