OpenIMS Document Management Server (DMS) is een gebruiksvriendelijke webbased oplossing.
Met behulp van OpenIMS DMS kunnen organisaties documentstromen digitaal optimaliseren, project-, of dossier-, en/of zaakgericht werken, HR dossiers beheren of bijvoorbeeld fabrieksdocumentatie archiveren. Hierbij is versie beheer en een audit trail per document geborgd.
U kunt bestaande documenten in het DMS uploaden, via de OpenIMS Outlook plugin e-mail met bijlagen archiveren of nieuwe documenten creëren op basis van templates die o.a. de huisstijl van de organisatie afdwingen. Ook het samenwerken aan documenten binnen en buiten de bedrijfsmuren wordt gefaciliteerd.
OpenIMS DMS wordt o.a. ingezet bij zorg- en overheidsorganisaties, bouw- en installatie bedrijven, dienstverlenende bedrijven, industriële bedrijven en onderwijs.
Het OpenIMS platform kan met andere backoffice en ERP systemen worden geïntegreerd waardoor alle informatie op de juiste plek wordt gebruikt en beheert.
OpenIMS heeft een eenvoudig alternatief voor het ‘afdrukken, ondertekenen, scannen en mailen’. Hiervoor is een koppeling gerealiseerd met de onderteken oplossing van Evidos.
Vanuit de OpenIMS omgeving kan een HR medewerker bijvoorbeeld een arbeidscontract opstellen en deze vanuit een workflow doorsturen naar het Evidos platform voor digitale ondertekening van de stukken. Hier kan de ondertekenaar zich identificeren met behulp van bijvoorbeeld SMS, iDIN, DigiD of een gekwalificeerd certificaat en de digitale handtekening zetten. Het ondertekenproces wordt vastgelegd in een ‘transactiedocument’. Dit is het bewijs dat iemand daadwerkelijk een bepaald document heeft getekend.
OpenIMS haalt de stukken vervolgens direct na ondertekening weer op en archiveert deze in het DMS. OpenIMS kan ook een set documenten ter ondertekening aanbieden op basis van de standaard voorzieningen van het Evidos platform.
Opdrachtgevers kunnen het ondertekenproces in de eigen huisstijl vormgeven zodat het optimaal bijdraagt aan de gebruikers ervaring.
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
