Een gecreëerd document direct voorzien van een rechtsgeldige digitale handtekening? SmartDocuments en Evidos maken het mogelijk.
SmartDocuments is een tool voor template-management en documentatomatisering. Met de software van SmartDocuments kunnen gebruikers eenvoudig en foutloos de huisstijl bewaken, templates beheren en eenvoudig documenten maken.
“In de documenten van een bedrijf komen heel vaak dezelfde elementen terug”, vertelt Ben Kamphuis, manager sales bij SmartDocuments. “Die elementen kunnen we automatisch vullen met data uit documentmanagementsystemen en andere bronnen. Zo voorkomen we knip- en plakwerk, en daarmee fouten.”
“We kunnen de documenten ook automatisch voorzien van een digitale handtekening van de juiste ondertekenaar”, vervolgt Kamphuis. “Dat is dan soms in de vorm van een afbeelding, meestal een scan van de handgeschreven handtekening.”
In veel gevallen is het echter noodzakelijk dat de tekenbevoegde personen zelf een handtekening zetten. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een leasecontract. Kamphuis: “In de praktijk betekent dit dat de klant een digitale leaseovereenkomst moet uitprinten, ondertekenen, scannen en weer terugsturen.” Een ander voorbeeld is een stageovereenkomst. Die moet voor ondertekening zelfs langs drie partijen: de stagiair, de school en het stagebedrijf.
SmartDocuments bedacht een eenvoudig alternatief voor dit omslachtige ‘printen, scannen en mailen’. De softwareleverancier realiseerde hiervoor een koppeling met de Nederlandse cloudgebaseerde ondertekenoplossing van Evidos: Ondertekenen.nl.
De werking is eenvoudig. Volstaat een gescande handtekening niet en is een geavanceerde of zelfs gekwalificeerde digitale handtekening noodzakelijk? Dan voorziet de software van SmartDocuments het document van een doorverwijzing naar Ondertekenen.nl. Hier kan de ondertekenaar zich identificeren met behulp van bijvoorbeeld iDIN, DigiD of een gekwalificeerd certificaat en zijn of haar handtekening zetten. Het ondertekenproces wordt vastgelegd in een ‘transactiebon’. Dit is het bewijs dat iemand daadwerkelijk heeft getekend.
De integratie met Ondertekenen.nl biedt de klanten van SmartDocuments meerdere voordelen:
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
