Van Wijnen ontwikkelt, bouwt, beheert en onderhoudt gebouwen en woningen. Dat doet het bedrijf vanuit 24 vestigingen verspreid over vijf regio’s in Nederland. Om de koop van een nieuwe woning snel af te ronden, vervangt Van Wijnen de ‘natte’ handtekening door de digitale variant. “Met Ondertekenen.nl zijn de koop- en aannemingsovereenkomsten binnen 5 minuten ondertekend.”
Wilt u deze casestudy later nog eens nalezen?
Daniella Tuithof
Projectcoördinator
“We moeten met de tijd meegaan”, vertelt Daniella Tuithof, projectcoördinator bij Van Wijnen voor de regio West. Bij de verkoop van een woning kon de ondertekening van de koop- en
aannemingsovereenkomsten soms wel anderhalve week in beslag nemen. “Als de koper de overeenkomsten bij de makelaar had ondertekend, werden ze naar ons kantoor gestuurd en was het wachten op de persoon met tekeningsbevoegdheid. Daarna werden de documenten gescand en verstuurd naar de makelaar, de notaris en de Stichting Waarborgfonds Koopwoningen.”
“Dit omslachtige werkproces zorgde voor veel werkdruk. Kopers worden bovendien steeds veeleisender en willen de aankoop zo snel mogelijk afronden”, vervolgt Daniella. “We moesten de werkprocessen beter structureren en eenvoudiger maken, zodat we ook meer tijd overhouden om de projecten inhoudelijk nog beter te maken.”
“Voor Van Wijnen stond al snel vast dat het digitaliseren van het ondertekenproces veel tijdwinst zou opleveren. Ook de afspraken tussen bijvoorbeeld bouw- en ontwikkelingsbedrijven moesten voortaan digitaal worden bekrachtigd. Volgens Daniella viel het echter niet mee om iedereen te overtuigen van de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening. “De bouwwereld is redelijk traditioneel. Alle partijen – van
de hypotheekbanken tot de hypotheekadviseurs en makelaars – moesten mentaal een stap zetten voordat ze de digitale handtekening konden
omarmen.”
“Maar waarom zou een handtekening op een scherm geen bewijs zijn, en een ingescande handtekening wel?”, zo werpt de projectcoördinator op. “Een koopovereenkomst is in principe vormvrij; je mag er zelfs een kruisje onder zetten. Het gaat om de bewijskracht. Je moet kunnen bewijzen dat een handtekening wel of niet is geplaatst. Dat kan met Ondertekenen.nl. Hiermee wordt het hele ondertekenproces vastgelegd op een transactiebon waardoor we alle bewijskracht direct in handen hebben.”
“Met Ondertekenen.nl hebben we alle documenten sneller bij elkaar”
Ondertekenen.nl is de Nederlandse cloudondertekendienst van Evidos. Ondertekenen is een kwestie van de documenten uploaden naar Ondertekenen.nl en verzenden naar de ondertekenaar. Die klikt op een linkje en ondertekent de documenten met behulp van bijvoorbeeld DigiD, iDIN, een sms-code of een ‘krabbel’ op het scherm. “Ondertekenen.nl is eigenlijk een heel simpel concept dat eenvoudig is in gebruik”, aldus Daniella. “Heb je als gebruiker toch nog vragen, dan kun je die direct stellen via de geïntegreerde chatdienst. De mensen van Evidos zijn ook telefonisch goed te bereiken. Zeker in het begin hebben ze ons goed in het zadel geholpen.”
Van Wijnen maakt al geruime tijd gebruik van Ondertekenen.nl. De dienst is inmiddels ook gekoppeld aan Nieuwbouw Nederland. Via een knop in het klantensysteem kunnen makelaars zelf koop- en aannemingsovereenkomsten genereren en vanuit het systeem het ondertekenproces starten. “Met Ondertekenen.nl hebben we alle documenten sneller bij elkaar”, concludeert Daniella. “En de handtekeningen staan sneller onder de overeenkomsten. We wilden de tijd die nodig is voor het ondertekenen terugbrengen tot drie dagen. Dat is ruimschoots gelukt. In sommige gevallen staan alle handtekeningen er zelfs al binnen 5 minuten onder.”
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
