10 januari 2020
Binnen het onderwijs worden er steeds vaker tools ingezet om processen te stroomlijnen en efficiënter in te richten. Onderwijsinstellingen hebben te maken met verschillende administratieve documentenstromen. Het gaat hier bijvoorbeeld om de verwerking van onderwijsovereenkomsten, bruikleenovereenkomsten, offertes, arbeidsovereenkomsten en stagecontracten. Digitaal ondertekenen speelt een belangrijke rol in de tendens waarbij processen worden gedigitaliseerd en administratieve rompslomp tot de verleden tijd behoort.
Evidos is eind 2017 een samenwerking aangegaan met de Hogeschool Utrecht (HU), die de digitale handtekening (Signhost/Ondertekenen.nl) sindsdien inzet voor het verwerken van stagecontracten. Vanwege een herstructurering werd de focus op het investeren in technische hulpmiddelen gelegd. Een student gaat gedurende de opleiding 2 tot 3 keer op stage en moet hierbij een groot aantal documenten invullen, opsturen en ondertekenen. Zowel de student, stagebedrijf als stagebegeleider dienen de overeenkomst met een handtekening te bekrachtigen. Het kwam voorheen regelmatig voor dat een (papieren) stageovereenkomst onderweg kwijt raakte, vergeten werd of onder aan de stapel terecht kwam. Ook bleek vaak dat de ingevulde gegevens niet volledig waren. Al met al een omslachtig proces die op een efficiëntere wijze kon worden ingericht.
De inzet van de digitale handtekening heeft ervoor gezorgd dat dit tijdrovende proces is teruggebracht van een aantal uur naar slechts enkele minuten. De student hoeft immers niet meer af te reizen naar de hogeschool en kan alles vanuit huis regelen. De HU maakt gebruik van een extra feature binnen het Evidos platform: Forms (webformulieren). Deze feature maakt het voor de student mogelijk om online een formulier in te vullen, wat de input vormt bij het opstellen van het stagecontract. Een ander voordeel bij gebruik van het platform is het feit dat contracten niet meer zoek raken, maar online geraadpleegd kunnen worden. Tevens biedt het platform de mogelijkheid om precies te zien welke contracten nog ondertekend dienen te worden. Dit maakt het ondertekenproces overzichtelijk. Automatische herinneringen zijn bovendien eenvoudig in te stellen.
Onderwijsinstellingen kunnen, naast stagecontracten, de digitale handtekening ook inzetten voor de administratieve verwerking van o.a. arbeidscontracten, bruikleenovereenkomsten, offertes en onderwijsovereenkomsten. Het implementeren van een dergelijke oplossing kan tot grote tijds- en kostenbesparingen leiden. Evidos is gecertificeerd om DigiD als extra verificatiemiddel in te zetten. Op deze wijze wordt er extra bewijskracht aan het proces toegevoegd.
Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
