10 februari 2023
In de Spotlight: de digitale handtekening
Werkgevers stellen jaarlijks talloze documenten op met (nieuwe) medewerkers waarvoor een juridisch geldige handtekening vereist is. Bijvoorbeeld over de arbeidsrelatie, studie of verlof. Het verwerken van de bijhorende documentenstroom is een tijdrovend en vaak omslachtig proces. Documenten worden heen en weer gestuurd, raken kwijt of komen zonder handtekening binnen. Het niet of niet tijdig laten ondertekenen van een (gewijzigd) arbeidscontract is echter niet zonder risico.
Het gebeurt bijvoorbeeld nog regelmatig dat een medewerker die nieuw begint, pas op zijn eerste werkdag een afspraak bij HR heeft om het contract te tekenen. Als het contract een proeftijdclausule bevat, kan dat ertoe leiden dat deze ongeldig is. Zou je als werkgever de werknemer dan toch willen ontslaan in de proeftijd, dan moet je hem/haar terug in dienst nemen of een (forse) schadevergoeding betalen. Daarom is het belangrijk dat het contract voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden wordt getekend.
Overigens geldt dit ook voor alle bijlagen en clausules in een nieuwe arbeidsovereenkomst. Vaak zie je dat in een arbeidsovereenkomst een aantal aanvullende documenten van toepassing worden verklaard, denk aan een personeelshandboek, ziekteverzuimprotocol of een gebruikersovereenkomst voor verstrekking van bedrijfsmiddelen. Door werknemers te laten tekenen voor ontvangst en/of aanvaarding van deze documenten, kan er nooit discussie ontstaan of deze nu wel of niet van toepassing zijn.
Dat geldt ook voor wijzigingen tijdens het dienstverband. Bij wijziging van bijvoorbeeld een functie of het aantal uren, wordt doorgaans een addendum opgemaakt. Dit document moet getekend worden voordat de wijziging ingaat. Gaat het om een functiewijziging, dan is het belangrijk om een eventueel non-concurrentiebeding of relatiebeding in het addendum op te nemen en de werknemer daar opnieuw voor te laten tekenen.
Dit alles is nog belangrijker geworden door de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden die per 1 augustus 2022 ingegaan. In het kader van de transparantie is de informatieverstrekking aan de werknemers van essentieel belang. Het gaat dan niet alleen om het verstrekken van de informatie, maar ook of de informatie is ontvangen en is gelezen door de werknemers.
In de praktijk betekent dit dat er in HR-processen dus behoorlijk wat documentatie (opnieuw) ondertekend moet worden. Al met al een behoorlijk extra last op de HR-afdeling. Hiervoor is een mooie oplossing; de digitale handtekening.
Hoe werkt het?
In Cobra start een manager of HRM functionaris vanuit het HR Dossier de taak Digitaal ondertekenen. Via Mijn Taken wordt het document aan aangeboden om te ondertekenen. Via een link komt de ondertekenaar uit op de website van ondertekenen.nl. Daar kan het document gelezen en ondertekend worden door middel van sms-verificatie of via het zetten van een handtekening met een muis of touchscreen.
Als alle ondertekenaars uit het ondertekenproces getekend hebben, zal het definitief getekende document worden gegenereerd. Ook komt er een zegel over het document heen om te beveiligen tegen aanpassingen en om de echtheid te waarborgen. Het ondertekende document wordt inclusief het transactieverslag in het personeelsdossier van Cobra geplaatst. Wie ondertekent kan in Cobra worden ingericht met workflows. Je kunt hiervoor meerdere ondertekenprocessen definiëren.
De voordelen
Met digitaal ondertekenen in Cobra bied je een simpele en snelle oplossing voor vaak voorkomende HR-processen met de volgende voordelen:
Kortom: niet langer uitprinten, ondertekenen, inscannen en terugmailen. Geen gedoe om rechtsgeldige documenten per post sturen. Of iemand naar een locatie te laten komen om de natte handtekening te zetten. In plaats daarvan direct vanuit Cobra digitaal ondertekenen. Snel, makkelijk, veilig en automatisch opgeslagen waar je het nodig hebt.
Activeren van de digitale handtekening
De digitale handtekening is zeer eenvoudig aan te schaffen en te activeren via het Cobra diensten menu en kost € 0,62 cent per ondertekenaar per document. Met enkele klikken wordt digitaal ondertekenen onderdeel van de lopende overeenkomst. Digitaal ondertekenen is daarna direct voor je beschikbaar en kun je met twee stappen gemakkelijk inrichten. Raadpleeg hiervoor de Online help van Cobra en zoek op “Digitaal ondertekenen inrichten”. Op deze pagina vind je een stap-voor-stap uitleg.
Heb je nog vragen? Of bekijk je graag eerst een demo over wat de digitale handtekening voor je organisatie kan betekenen? Neem dan contact op via je accountmanager of via https://www.sdworx.nl/nl-nl/contact.
Wilt u liever direct iemand spreken?
Bel dan 023 737 0046
Meer weten?
Neem dan contact met ons op, wij vertellen u graag meer.
